Zahlungsschwierigkeiten sind meist der Anfang vom Ende eines Unternehmens. Sie sind der Hauptgrund, weshalb Unternehmen Insolvenz anmelden müssen. Damit es gar nicht erst so weit kommt, sollten Sie die Liquidität Ihres Business überwachen und planen. Einige ganz einfache Maßnahmen können Ihnen helfen, Ihre Liquidität zu sichern.
Was ist Liquidität?
Liquidität ist die Menge der verfügbaren flüssigen Mittel. “Liquide” bedeutet “flüssig”, daher der Ausdruck. Und flüssige Mittel sind im Grunde nichts Anderes als Bargeld.
Als “liquide” gilt eine Person oder Firma, die in der Lage ist, ihre finanziellen Verpflichtungen – kurzfristige Verbindlichkeiten – pünktlich zu erfüllen, d. h. ihre fälligen Rechnungen zu bezahlen.
Da jedoch Rechnungen und Verbindlichkeiten nicht nur im Hier und Heute existieren, ist es wichtig, auch die Liquidität von morgen und übermorgen im Blick zu behalten. Trotzdem beurteilen viele Firmen ihre Liquidität nur „im Rückspiegel“.
Das Controlling unterscheidet verschiedene Liquiditätsgrade, die weiter unten im Abschnitt über Liquiditätskennzahlen genauer beschrieben werden.
Folgen von zu geringer Liquidität
Liquiditätsengpässe haben gravierende Folgen und führen nicht selten in einen Teufelskreis. Wird das Geld knapp, sind keine Investitionen mehr möglich. Es werden nur noch die dringendsten Zahlungsverpflichtungen bedient. Zahlungsziele werden überdehnt. Das Business überschreitet seine Kreditlinien. Dies wiederum verringert seine Bonität, weil Banken schnell hellhörig werden.
Negative Einträge bei Wirtschaftsauskunfteien beschleunigen die Abwärtsspirale: Lieferanten springen ab oder liefern nur noch gegen Bares. Irgendwann können die Löhne und Gehälter nicht mehr pünktlich gezahlt, die Umsatzsteuer nicht mehr abgeführt werden. Am Ende steht der Ausverkauf: die Veräußerung der verbliebenen Vermögenswerte zu Schleuderpreisen.
Kann man zu liquide sein?
Man kann. Auch wenn dies im Vergleich zur Zahlungsunfähigkeit eher ein Luxusproblem ist. Ein Liquiditätsüberschuss, der nicht gewinnbringend im Business eingesetzt wird, geht zu Lasten der Rentabilität. Der betriebswirtschaftliche Nutzen beruht darauf, dass Überschüsse reinvestiert werden.
Einfach ausgedrückt: Geld muss arbeiten, nicht einfach nur herumliegen.
Zahlungsschwierigkeiten vermeiden
Mit einigen einfachen Tricks können Sie Ihre Liquidität sichern. Die wichtigsten werden im Folgenden kurz vorgestellt.
Rechnungen schnell stellen
Stellen Sie Ihre Rechnungen möglichst zeitnah, sobald Ihre Arbeit getan und das Ergebnis abgenommen ist. Wenn Sie längerfristige Projekte ausführen, dann können Sie vereinbaren, dass z. B. ein Drittel des Rechnungsbetrages vorab fällig ist, ein Drittel nach einem Zwischenergebnis X und das letzte Drittel nach Erledigung des Auftrags. So haben Sie genug Liquidität, um Ihre Lieferanten oder Subunternehmer zu bezahlen.
Wichtig: Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungen und Leistungsnachweise korrekt ausgestellt sind. Auf diese Weise vermeiden Sie Verzögerungen beim Zahlungseingang. Ein gutes Rechnungsprogramm hilft Ihnen, diese Hürden zu nehmen. Wenn Sie Dienstleister sind, wäre es optimal, wenn in das Rechnungsprogramm zusätzlich eine Zeiterfassung integriert ist.
Kurze Zahlungsziele gewähren, lange in Anspruch nehmen
Im Idealfall zahlen Ihre Kunden schneller als Sie. Das bedeutet, dass Sie bei Ihren Lieferanten längere Zahlungsziele in Anspruch nehmen, als Sie Ihren Kunden gewähren. Sie könnten z. B. Skonto einräumen, um Ihre Abnehmer zu einer schnelleren Zahlung zu motivieren. Bei Neukunden, deren Zuverlässigkeit Sie noch nicht so gut einschätzen können, verkürzen Sie soweit möglich das Zahlungsziel.
Praxistipp: Aus Ihrer Offene-Posten-Liste können Sie die Fälligkeiten Ihrer Forderungen (Debitoren) und Verbindlichkeiten (Kreditoren) ersehen. Analysieren Sie die voraussichtlichen Zahlungsaus- und -eingänge nach Perioden. Je nach Ihrem Geschäftsmodell können Sie diese Analyse täglich, wöchentlich, monatlich oder quartalsweise betreiben. Dies ist der erste Schritt zur Forecast-Berechnung.
Forderungen vorfinanzieren
Sie können Ihre Forderungen verkaufen oder vorfinanzieren. Banken, Factoring-Institute, Inkasso-Unternehmen und innovative Angebote machen dies möglich. Sie übertragen Ihre Forderung auf den Finanzierer und bekommen sehr schnell ihr Geld – allerdings nicht den gesamten Rechnungsbetrag. Die Kosten können höchst unterschiedlich ausfallen und nicht jeder Anbieter ist seriös.
Ist jede Anschaffung oder Investition wirklich notwendig? Vielleicht tut es auch ein kleinerer Dienstwagen? Stellen Sie Investitionsvorhaben auf den Prüfstand und hinterfragen Sie das Kosten/Nutzen-Verhältnis. Erstellen Sie eine Wirtschaftlichkeitsberechnung, um festzustellen, in welchem Zeitraum sich die Anschaffung voraussichtlich amortisiert und welchen Gewinn Sie sich ab dann erwarten.
Zinstief ausnutzen
Die Zinsen sind zurzeit auf einem historischen Tiefstand. Daher sollten Sie möglichst wenig aus Ihrem Kontokorrentkredit finanzieren und möglichst viel aus günstigeren Krediten. Der Kontokorrentkredit ist nur für ganz kurzfristige Engpässe da. Alles, was mittel- und längerfristig finanziert werden muss, sollte mit zinsgünstigen Darlehen finanziert werden. Diese geben Ihnen mehr finanziellen Spielraum und Planungssicherheit.
Wichtig: Warten Sie nicht erst, bis es “brennt”, ehe Sie mit der Bank sprechen. Erstens schwächt das Ihre Verhandlungsposition, zweitens brauchen Banken Zeit, um über Kreditanträge zu entscheiden. Günstige Kredite erhalten Sie nur, so lange Ihre Liquidität und wirtschaftliche Lage untadelig sind. Daher empfiehlt es sich, einen Liquiditätsbedarf möglichst frühzeitig zu antizipieren. Um dies zu tun, benötigen Sie einen Forecast.
Just-in-Time
Versuchen Sie, Ihre Lagerbestände möglichst niedrig zu halten. Kaufen Sie Waren oder Rohstoffe erst, wenn Sie sie benötigen. Eine zu großzügige Lagerhaltung bindet Liquidität, die anderswo im Unternehmen benötigt wird. Untersuchen Sie die Umschlagshäufigkeit Ihrer Vorräte.
Sinngemäß gilt etwas Ähnliches auch für Dienstleistungsunternehmen. Wenn Sie permanent Personal vorhalten, um Auftragsspitzen bedienen zu können, belasten Sie Ihre Liquidität. Planen Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter sorgfältig und greifen Sie bei hoher Auslastung auf externe Mitarbeiter oder Zeitarbeiter zurück.
Übererfüllung vermeiden
Das ist häufig bei Dienstleistern ein Knackpunkt. Um unnötigen Zeit- und Kostenaufwand zu vermeiden, sollten Sie spätestens beim Kick-off exakt klären, welche Arbeitsergebnisse wann erwartet werden. Achten Sie bei der Formulierung Ihrer Auftragsbestätigung darauf, dass Zusatzleistungen, die eventuell verlangt werden, auch zusätzlich vergütet werden. Verschenken Sie Ihre Arbeit nicht und achten Sie auch darauf, dass Ihre Mitarbeiter nicht aus falschem Ehrgeiz oder Nettigkeit die Anforderungen übererfüllen. Ein Projektcontrolling ist dringend anzuraten!
Preise erhöhen
Wenn Ihre Liquidität darnieder liegt, verkaufen Sie sich womöglich unter Wert. Überprüfen Sie Ihre Preiskalkulation. Bedenken Sie, dass ein Wettbewerb über den Preis für alle Beteiligten ruinös ausgehen kann. Versuchen Sie, Ihre berechtigte Forderung nach auskömmlichen Preisen am Markt durchzusetzen. Wenn Sie Ihre Preise um zehn Prozent senken, müssen Sie Ihren Umsatz um mehr als zehn Prozent steigern, um Ihr Umsatzniveau zu halten. Überlegen Sie, was das bedeutet!
Digitalisieren
Werden bei Ihnen noch viele Arbeitsschritte manuell erledigt, die eine Software ebenso gut automatisieren könnte? Dann verschenken Sie Geld. Buchhalter, die die immer gleichen Buchungen in Masken eintragen, Sekretärinnen, die die gleichen Rechnungen immer wieder tippen, Projektleiter, die mit vier verschiedenen Excel-Listen kämpfen – das muss heute nicht mehr sein.
Informieren Sie sich über Möglichkeiten, Prozesse in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren. Auch dies kann Ihnen bares Geld sparen.
Liquiditäts-Controlling
Sie sollten Ihre Liquidität analysieren und prognostizieren, um keine bösen Überraschungen zu erleben.
Weiter oben war bereits von der Offene-Posten-Liste die Rede, die Ihnen einen Überblick über Ihre Fälligkeiten verschafft.
Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) gibt Ihnen Aufschluss über Ihre Kosten und Erlöse. Meist wird sie monatlich erstellt. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, aus der Entwicklung der Zahlen Trends abzuleiten.
Liquiditätskennzahlen
Die folgenden Liquiditätskennzahlen sind für Ihre betriebswirtschaftliche Analyse wichtig. An erster Stelle betrachten Sie die verschiedenen Liquiditätsgrade. Diese untersuchen kurzfristige Verbindlichkeiten und Forderungen nach Art und Termin:
| Liquidität 1. Grades | Aktuelle Zahlungsfähigkeit | Liquide Mittel / kurzfristige Zahlungsverpflichtungen X 100 | Sollte nicht mehr als 5% bis 10% betragen und u.a. zum Skonto-Abzug genutzt werden. |
| Liquidität 2. Grades | Künftige Zahlungsfähigkeit | Liquide Mittel + Wertpapiere + kurzfristige Forderungen / kurzfristige Verbindlichkeiten X 100 | Sollte 100% bis 120% betragen. Wenn sie darunter liegt, überprüfen Sie Ihre Kalkulation und Lagerhaltung. |
| Working Capital Ratio | Abdeckung der kurzfristigen Verbindlichkeiten | Umlaufvermögen / kurzfristige Verbindlichkeiten X 100 | Liegt diese Kennziffer unter 100%, ist Ihre Liquidität belastet. |
| Deckungsgrad 1 | Eigenkapital-deckung | Eigenkapital / Anlagevermögen X 100 | Sollte ca. 80% bis 100% betragen. |
| Deckungsgrad 2 | Fristenkongruenz | Eigenkapital + langfristiges Fremdkapital / Anlagevermögen X 100 | Sollte ca. 100%bis 120% betragen. Die Fristigkeit der Finanzierungsmittel sollte der Fristigkeit der Anlagegüter entsprechen. |
Forecast
Ein Forecast gibt Ihnen den Blick in die Zukunft und bildet die Grundlage für Ihre betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung und Budgetierung. Der Forecast prognostiziert, wie sich die einzelnen Teilbereiche Ihres Unternehmens voraussichtlich entwickeln werden – unter anderem eben auch die Liquidität. Für das Controlling ist diese Prognose von unschätzbarem Wert.
Moderne Unternehmenssoftware bietet enorme Möglichkeiten, zuverlässige Vorhersagen zu treffen. Dabei wird der Forecast heute nicht mehr ausschließlich aus IST-Daten und historischen Daten abgeleitet, sondern es können auch zuverlässige Prognosen über einen zukünftigen Auftragseingang erstellt werden. Die Software des Anbieters Scopevisio verfolgt z. B. den Vertriebsprozess vom Erstkontakt bis zum Abschluss und weist jeder Anbahnung eine Abschlusswahrscheinlichkeit zu, die in den Forecast einfließt. Jedes Unternehmen kann Wahrscheinlichkeiten nach seinen eigenen Erfahrungswerten einstellen. Dieses Vorgehen hilft nicht nur bei der Liquiditätsplanung, sondern generiert auch wichtige Erkenntnisse für die Vertriebssteuerung.
Forecast-Arten
Jahresend-Forecast
Der Klassiker. Hier reicht der Forecast-Horizont bis zum Jahresende, als ob am 1. Januar die Welt untergehen würde. Abteilungen, die ihre Ziele verfehlen, neigen dazu, die schlechten Nachrichten möglichst lange zurückzuhalten. Dadurch können erst mit großer Verspätung Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Rollierender Forecast oder Rolling Forecast
Hier wird der erste Forecast des Jahres auf das Ende des Geschäftsjahres bezogen, aber nach Verstreichen einer Periode quasi eine Periode vorne angefügt. Der Betrachtungszeitraum verkürzt sich nicht. Je nach Geschäftsmodell sollten die Perioden passend gewählt werden. Diese Betrachtungsweise verhindert einen “Blind Spot” und ermöglicht eine rollierende Planung über das Ende des Geschäftsjahres hinaus.
Mehr Details und bessere Prognosen durch Software
Der internationale Controller-Verein weist in seinem Wiki auf folgendes hin:
“Erfahrungsgemäß ist ein Forecast auf einer aggregierten Ebene schneller zu erstellen und meistens auch noch prognosesicherer. Zudem reduziert sich der Aufwand in den nachfolgenden Abstimmprozessen ebenfalls deutlich, weil bei Bedarf zu erfolgende Anpassungen nicht erst auf der Detailebene diskutiert und abgebildet werden müssen. Darüber hinaus ist die Detailtiefe relevant für den optimalen Einsatz der nachfolgend beschriebenen Instrumente. Neben der Detailtiefe hat auch der Einsatz von entsprechender Software (=Automatisierung) einen hohen Einfluss auf die Effizienz.”
Fazit
Liquiditätsplanung und -überwachung ist eine extrem wichtige Management-Aufgabe. Kein Instrument ist dafür besser geeignet als eine integrierte Unternehmenssoftware. Während die Finanzbuchhaltung und BWA lediglich über Ist-Daten und Fälligkeiten Aufschluss gibt, gewährt eine Software, die auch Daten aus Vertrieb und Projekten integriert, den Blick in die Zukunft. Sie kann ziemlich genau den erwarteten Auftragseingang prognostizieren und liefert eine Detailtiefe, die mit Insellösungen nicht zu bewerkstelligen ist. Damit können Sie Ihr Unternehmen auch durch Untiefen steuern.
