Reisekostenabrechnung digital – vom Beleg bis zur Buchung

Software für die Reisekostenabrechnung gibt’s viele. Die meisten Lösungen machen Ihnen trotzdem viel Arbeit. Warum? Weil sie immer nur einen kleinen Teil des Prozesses abbilden. 

Dieser Beitrag erklärt, wie Sie den kompletten Prozess automatisieren. Vom Beleg-Upload bis zur Buchung. Inklusive Genehmigungsworkflows. Sie brauchen auch keine Verpflegungspauschalen mehr nachschlagen. Null Prozent Rechenaufwand, hundert Prozent Komfort und Compliance. Wir erklären Ihnen, wie’s geht.

Reisekostenabrechnung-Beispiel: So war es früher

Renate Reiser ist viel unterwegs. Sie nimmt Kundentermine im In- und Ausland wahr. Früher trug sie immer ein dickes Bündel Belege mit sich herum. Nach ihrer Rückkehr stellte die Abteilungssekretärin Belege und Pauschalen zusammen. Sie schlug die Spesensätze im Internet nach, rechnete stundenlang und übertrug alles in eine Excel-Tabelle. Die lag oft lange im Posteingang des Abteilungsleiters, bis sie genehmigt wurde. Anschließend dauerte die Bearbeitung in HR und die Buchung noch einmal so lange. Zwei Monate musste sie oft auf die Reisekostenerstattung warten. Eine frustrierend lange Zeit.

Zum Glück ist das heute einfacher! 

Integrierte Reisekostenabrechnung: So ist es heute

Sind Sie in Ihrem Unternehmen für die Reisekosten zuständig? Wenn ja, dann werden Sie an diesem digitalen Prozess Ihre Freude haben. Wir erklären Ihnen, wie Reisekostenabrechnung mit einer integrierten Software funktioniert.

1. Sie legen eine Dienstreise an. Datum und Dauer können Sie mit einem Klick aus dem Kalender übernehmen. 
2. Der Arbeitnehmer ist als Kostenstelle schon angelegt. 
3. Der Arbeitnehmer lädt unterwegs seine Spesenbelege hoch. Papierbelege fotografiert er mit der Smartphone-Kamera ab. Über die mobile App fügt er die Belege der Reise hinzu.
4. Die Reise kann einem Projekt zugeordnet werden. So wird sie in die Projektabrechnung übernommen. Die Projektkostenstelle wird automatisch eingefügt.
5. Die Software kennt die aktuellen Spesensätze, Übernachtungspauschalen und Verpflegungsmehraufwendungen für das In- und Ausland. Das System berechnet automatisch die korrekten Werte.
6. Sie haben eigene, interne Spesensätze? Diese können Sie als Standard hinterlegen. 
7. Hatte der Arbeitnehmer ein Hotel mit Frühstück? Das System zieht automatisch das Frühstück von der Verpflegungspauschale ab.
8. Alle Kostenarten, auch die Reisenebenkosten, dokumentieren Sie in der App.
9. Sie haben einen Vorschuss für die Reisekosten gezahlt? Das System zieht ihn vom Erstattungsbetrag ab.
10. Mit einem Klick schließen Sie die Reise ab.
11. Die Reisekostenanwendung enthält Workflows für die Prüfung und Genehmigung der Dienstreisen. Die Entscheider erhalten die Reisedokumentation automatisch und können sie mit einem Klick genehmigen.
12. Die Reisekostenabrechnung wird vorkontiert an die Buchhaltung übergeben.
13. Nach Ihren Buchungsregeln wird sie automatisch gebucht.
14. Die Erstattung wird ebenfalls automatisiert vorbereitet und im nächsten Zahlungslauf ausgeführt.

Diese 14 Schritte kosten Sie und die Beteiligten gerade einmal fünf Minuten. Das Meiste erledigt die Software im Hintergrund. Individuelle Einstellungen bilden so viele verschiedene Fälle ab, wie Sie wollen. 

Vorteile der integrierten Reisekostenabrechnung 

Software für die Reisekostenabrechnung bringt viele Vorteile. Noch besser wird es, wenn Sie diese in Ihre Buchhaltung und Projektabrechnung integrieren.

• Sie ersparen sich die Doppelerfassung von Daten. Die Software rechnet nicht nur ab, sondern übernimmt die Daten auch in Ihre Projekte und in die Buchhaltung.
• Sie ersparen sich Zeit und Kosten. Sie nutzen Automatisierungen statt manuell zu arbeiten.
• Sie ersparen sich Fehlerquellen. Die Software rechnet Erstattungen automatisch aus. Beträge werden korrekt addiert, Abrechnungen richtig kontiert. Der gesamte Vorgang ist in der Software hinterlegt. Es kann nichts schiefgehen.
• Sie ersparen sich Suchaufwand. Nie wieder müssen Sie Übernachtungspauschalen und Verpflegungsmehraufwand nachschlagen. Das tut die Software für Sie.
• Sie ersparen sich Erfassungsaufwand. Die Software liest Belege aus und ordnet Kostenstellen zu. Sie übernimmt Kalenderdaten als Reisedaten. Sie füllt sogar die Buchungsmaske für Sie aus.
• Sie ersparen sich Nachfragen. Die Arbeitnehmer bekommen ihre Kosten schnell erstattet. Der Entscheider erhält alle Informationen über die Dienstreise in einem übersichtlichen Paket. Die Revision kann jeden Vorgang nachvollziehen, weil alles in der Software dokumentiert ist.
• Sie ersparen sich Ärger: Rechnungen und Quittungen gehen nicht verloren, weil die Arbeitnehmer sie sofort mit dem Smartphone abfotografieren. Dadurch wird alles erstattet, was erstattungsfähig ist. Keine frustrierten Mitarbeiter oder genervten Manager machen Ihnen die Hölle heiß.

• Sie arbeiten GoBD-konform: In der Software ist der gesamte Prozess dokumentiert, von der Belegentstehung bis zur Buchung und Erstattung. Die Dokumente werden im Hintergrund revisionssicher archiviert.
• Sie arbeiten schnell und sicher: Selbst wenn der zuständige Sachbearbeiter einmal ausfällt, kann jemand anderer seinen Job übernehmen. Alle Informationen und Ressourcen, der gesamte Prozess ist in der Software hinterlegt. Mehr noch: Die digitalisierte Reisekostenabrechnung ist so schnell und sicher, dass sie nebenbei erledigt werden kann. 

Fazit

Reisekosten-Software ist gut, integrierte Reisekosten-Software ist besser. Sie bildet den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung und Buchung ab. Ihre Arbeitnehmer haben weniger Stress mit der Abrechnung. Belege werden einfach in die App hochgeladen und fertig. Das geht auch mit der Smartphone-Kamera.

Eine Dienstreise ist mit wenigen Klicks angelegt. Aktuelle Spesensätze holt sich das Programm aus Internet-Quellen. Berechnungen werden automatisch ausgeführt. Sie können die Reisekostenabrechnung einem Projekt zuordnen, dann werden sie in den Deckungsbeitrag einbezogen. Der Projektleiter kann besser kalkulieren.

Der Genehmigungsworkflow wird automatisch abgearbeitet. Ebenso die Buchung und Erstattung der Reise. Fehlerfrei, schnell, wirtschaftlich und GoBD-konform.