Keine Ordnungsmäßigkeit ohne Verfahrensdokumentation
Seit 2015 haben die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) des Bundesministeriums der Finanzen die älteren GDPdU und GoBS abgelöst und die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an die digitale Handhabung und Archivierung von geschäftlichen Unterlagen konkretisiert. Und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) stellt in seiner Technischen Richtlinie 03138 klar, unter welchen Bedingungen elektronische Belege die papiergebundenen ersetzen können.
Ein wesentlicher Bestandteil der neuen Vorschriften ist die so genannte „Verfahrensdokumentation“, in der Unternehmen genau beschreiben müssen, wie ihre Dokumente und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Dabei sind technische, organisatorische und prozessuale Anforderungen zu erfüllen.
Muster-Verfahrensdokumentation im Internet verfügbar
Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband helfen Unternehmen mit einer Muster-Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen, die gesetzlichen Anforderungen umzusetzen. Dieses Muster kann an die jeweilige Firma angepasst werden. Eine Vorlage im Word-Format wird von der Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung (AWV) ebenfalls bereitgestellt. Sie bezieht sich auf die einschlägigen Rechtsgrundlagen und enthält juristisch einwandfreie Formulierungen, die sicherstellen, dass Ihre digitalen Belege auch vor Finanzgerichten und Steuerbehörden beweiskräftig bleiben.
Wir fassen wichtige Auszüge aus dem Muster zusammen.
Gegenstand der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation bezieht sich ausschließlich auf Belege, die ursprünglich in Papierform vorliegen und zum Zwecke der Archivierung digitalisiert werden.
Organisatorische Voraussetzungen
Die Mitarbeiter, die mit dem Scanprozess befasst sind, müssen entsprechend geschult werden. Das bezieht sich auf die Arbeitsschritte Vorbereitung, Digitalisierung, Archivierung, Kontrolle, Freigabe und Vernichtung.
Falls nicht der gesamte Prozess im Unternehmen stattfindet, sondern ein Teil davon von anderen Stellen übernommen wird (Steuerberater, Scan-Dienstleister usw.), muss genau dokumentiert werden, wer für welche Prozessschritte zuständig ist.
Auch innerhalb des Unternehmens ist genau zu benennen und zu dokumentieren, wer für welche Schritte des Prozesses zuständig ist.
Technische Voraussetzungen
Es muss genau beschrieben werden, welche Hard- und Software zur Digitalisierung und Aufbewahrung verwendet wird. Dazu gehört z. B. auch Buchhaltungssoftware, wenn darin digitalisierte Belege gespeichert werden.
Die Hard- und Software muss natürlich technisch auf einem hinreichenden Niveau sein, um die Lesbarkeit und bildliche sowie inhaltliche Übereinstimmung mit den Originalen zu gewährleisten.
Verfahren Ersetzendes Scannen
Folgende Prozessschritte gehören zum Verfahren des Ersetzenden Scannens:
- Posteingang und Vorsortierung der Dokumente inklusive Echtheitsprüfung
- Identifikation der zu scannenden Belege
- Vorbereitung und Digitalisierung der Belege
- Kontrolle auf Vollständigkeit, Lesbarkeit, Plausibilität
- Nachverarbeitung und Archivierung mit Integritätssicherung
- Freigabe zur Vernichtung der Papierbelege
- Dokumentation, wer die Papierbelege vernichtet
- Freigabe zur Löschung der digitalen Archivbestände nach Ende der Aufbewahrungsfrist
- Löschung der digitalen Archivbestände
Besonders schutzwürdige Dokumente sollten nur einem besonders bezeichneten Personenkreis zugänglich sein. Auch diese Angabe gehört in eine Verfahrensdokumentation.
Für alle diese Prozessschritte muss genau dokumentiert werden, wer sie wann wo und auf welche Weise ausführt. Auch alle Änderungen sind zu protokollieren, z. B. wenn ein Mitarbeiter ersetzt wird oder seine Zuständigkeiten sich ändern, oder wenn ein neuer Scanner oder eine neue Programmversion angeschafft wird.
Die umfangreichen Darlegungen in der Muster-Verfahrensdokumentation stellen sicher, dass nichts Wichtiges vergessen werden kann.
Kontrollen
Einhaltung des Verfahrens und der Kompetenzen
Es genügt nicht, eine Dokumentation zu verfassen. Es muss auch dafür gesorgt werden, dass diese eingehalten wird. Das sieht auch der Gesetzgeber so. Deshalb sollte regelmäßig, eventuell auch stichprobenhaft, kontrolliert werden, ob auch alle Prozessschritte so ablaufen wie vorgesehen, und ob die Kompetenzregelungen eingehalten werden.
Integrität von Daten und Anwendungen
Sinn und Zweck der digitalen Archivierung ist, dass die Dokumente unverfälscht, lesbar und authentisch zur Verfügung stehen. Das bedeutet: Man muss darauf zugreifen können und es darf nicht passieren, dass die Daten unbefugt, unbemerkt oder versehentlich geändert oder gelöscht werden. Das gleiche gilt für die Anwendungen, mit denen die Daten verarbeitet, weitergegeben und gespeichert werden: Auch sie müssen jederzeit vor ungewollter Veränderung geschützt werden.
Entsprechend hoch sind die Anforderungen an den Datenschutz.
