Von welcher Art von Ereignis sprechen wir hier?
Der Begriff Ereignis begegnet uns in vielen Bedeutungen. Als ein freudiges oder trauriges Ereignis, das Menschen tief berühren kann. Als Grund zum Feiern, wofür sich in jüngster Zeit das englische Wort „Event“ eingebürgert hat. Programmierer bezeichnen einen Mausklick oder eine sonstige Benutzeraktion als Ereignis. Solche Ereignisse werden behandelt, indem das Programm die erwartete Aktion ausführt.
Ereignisse in der Unternehmenssoftware
Es gibt da allerdings noch eine ganz andere Art von Ereignissen. Diese treten ein, wann immer mit einem Objekt im Unternehmen etwas passiert. Solche Objekte können Dinge sein, wie z. B. ein Beleg, Konzepte wie z. B. ein Projekt, oder Personen, wie z. B. ein Kunde. In der Grundstruktur kann man sich ein Ereignis als einen simplen Aussagesatz mit Subjekt, Prädikat und Objekt vorstellen.
Zum Beispiel:
Frau Müller erstellt ein Angebot.
Das ist gut und schön; wir wissen nun, dass Frau Müller nicht untätig war. Doch Frau Müllers Chef dürfte noch einige Fragen haben. Etwa: Wann wurde das Angebot abgegeben? Für wen ist das Angebot? Über welchen Betrag lautet es? Was wurde überhaupt angeboten? Für welchen Termin? Bis wann soll sich der Kunde entscheiden?
Eine informative Auskunft für den Chef würde etwa so lauten:
Am 24.02.2017 hat Frau Müller für Firma Meier das Angebot AN-ME102 erstellt. Inhalt ist eine Office-Schulung zum Preis von EUR 1.000 netto. Die Schulung soll am 30.03.2017 stattfinden, Entscheidungszeitpunkt ist der 06.03.2017.
Hier wurde das Ereignis mit weiteren Daten verbunden, um dem Chef genauere Informationen zu liefern.
Ereignisse stellen Aktivitäten dar
Ereignisse finden in Unternehmen täglich tausendfach statt. Fast alle werden in einer Software festgehalten. Mittelständische Unternehmen verwenden spezielle Software für Marketing und Vertrieb, Rechnungswesen, Projektmanagement, Finanzbuchhaltung usw.
Wenn diese Software richtig eingesetzt wird, dann spiegelt sie die Ereignisse und Aktivitäten des Arbeitsalltags wider.
Ereignisse, oder Aktivitäten, werden durch Verben wiedergegeben. Wie in der realen Welt, so existieren auch im Computer elementare und komplizierte Ereignisse.
Elementare Ereignisse
| Erstellen | Der Benutzer erstellt ein neues Element oder Objekt, z. B. eine Tabelle, eine E-Mail, ein Angebot oder etwas Anderes. Ein Button mit Pluszeichen oder mit der Aufschrift “Hinzufügen” oder „Neu“ drücken dasselbe Konzept aus. |
| Anzeigen | Der Benutzer holt sich Elemente auf den Bildschirm, um sie zu sehen oder zu untersuchen. Ein Button mit einem Auge bedeutet dasselbe. |
| Bearbeiten | Der Benutzer ändert ein Element (oder mehrere, dann spricht man von einer Massenbearbeitung). Diese Aktion wird oft durch einen Button mit einem Stift versinnbildlicht. |
| Löschen | …oder Entfernen oder Verwerfen oder ein Button mit einem großen X. Diese Aktion zielt darauf ab, ein Element zu vernichten (auch wenn es in vielen Programmen zuerst einmal lediglich an einem anderen Speicherort, dem “Papierkorb” landet). |
Weitere Ereignisse, die in Unternehmen häufig auftreten, sind Sortieren, Drucken, Umbenennen, Versenden, Buchen, Stornieren, Liefern, Bestätigen, Besuchen… Je nach Anwendung und Branche kann die Liste recht umfangreich werden.
Ross und Reiter eines Ereignisses
Der “Reiter” ist hier der Mitarbeiter, der etwas tut, oder die Software, die automatisiert Objekte bearbeitet. Das “Ross” ist das Objekt, mit dem etwas getan wird. Unternehmenssoftware kann diese Ereignisse protokollieren. Das Wissen um die Vorgänge im Unternehmen ist verfügbar. Wenn diese Vorgänge in der Software verarbeitet und mithin zu “Ereignissen” werden, sind sie protokolliert und auswertbar.
In Auswertungen oder mit Einzelabfragen oder gefilterten Listen können solche Ereignisse von denjenigen Benutzern, die dazu berechtigt sind, abgerufen werden.
So könnte sich z. B. ein Vertriebsleiter die Liste aller Angebote aufrufen, die im Laufe der letzten Woche oder des letzten Monats abgegeben wurden. Wenn seine Software es ermöglicht, könnte er diese Liste nach Höhe, nach Verkäufer, nach Vertriebsregion oder Produktgruppe sortieren.
In ähnlicher Weise könnte ein Kundenbetreuer seine Kundenlisten oder ein Buchhalter seine offenen Posten auswerten.
Informationen automatisch erhalten statt manuell zusammensuchen
Die Crux bei dem oben genannten Verfahren: Information war meist eine Holschuld desjenigen, der sie suchte. Sachbearbeiter stellten sich ihre Informationen auf Listen zusammen, die sie selbst abrufen und gegebenenfalls erneuern mussten. Nur für wenige Ereignisse konnten Benachrichtigungen eingerichtet werden. Sobald das Informationsbedürfnis konkreter wurde, musste der Anwender selbst Hand anlegen, um seine Informationen zu bekommen.
Inzwischen ist es jedoch möglich, diese Holschuld des Anwenders in eine Bringschuld der Software zu verwandeln. Will sagen: Der Anwender stellt ein, welche Ereignisse auf welchen Objekten mit welchen Details ihn interessieren und die Anwendung stellt ihm diese Ereignisse in einem übersichtlichen Feed zusammen.
Ja mehr noch: Für unterschiedliche Informationsbedürfnisse können unterschiedliche Benachrichtigungsprofile eingestellt, aktiviert und deaktiviert werden. Der Anwender kann z. B. festlegen, ob er zu Angeboten und Aufträgen informiert werden möchte und bei welchen Ereignissen dies geschehen soll (z. B. Angebot erstellt, Angebot geändert, Wiedervorlage, Betrag oder Interessent geändert usw.). Er kann wählen, in welchem Rhythmus und auf welchem Weg er die Ereignis-Benachrichtigungen erhalten möchte, z. B. einmal wöchentlich donnerstags per E-Mail.
Nutzen der Ereignis-Berichterstattung
Die Informationsflut überschwemmt uns jeden Tag mehr. Eine Unternehmenssoftware erfasst überwältigend viele Ereignisse und Objekte. Das gilt besonders für die cleveren, integrierten Software-Lösungen, die Ereignisse aus vielen Unternehmensfunktionen aggregieren, verarbeiten und auswerten. Wer hat heute noch die Zeit, sich seine Daten manuell zusammenzustellen?
Software-Hersteller haben dieses Dilemma schon früh erkannt und schreiben ihre Programme so, dass die Nutzer auf intuitive Weise Informationen abrufen und speichern können, z. B. als gefilterte Listen, die sich selbst aktualisieren.
Mit den oben geschilderten, individuellen Ereignis-Benachrichtigungen und Aktivitätenprotokollen wird die Information der Anwender allerdings auf eine neue Stufe gehoben. Und Wissen ist Macht – die Macht, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen und das Unternehmen mit sicherer Hand zu steuern.
Kollege Computer, antworten Sie!
Es gibt einen Star Trek-Film, in dem Raumschiff Enterprise in die 1980er Jahre reist. Bordingenieur Scotty besucht eine Fabrik und möchte dem Chef auf dem Computer etwas zeigen.
Scotty sagt: “Computer!”
Nichts passiert.
Etwas lauter: “Computer!!”
Wortlos deutet der Fabrikchef auf die Maus.
Scotty hebt die Maus an die Lippen und flötet hinein: “Haallooo! Computeeeer!”
Wortlos deutet der Fabrikchef auf die Tastatur.
Scotty dreht sich zu ihm um und schnaubt: “Wie rückständig!”
Nun, heute sind wir nicht mehr so rückständig. Spracherkennung, künstliche Intelligenz, Cloud Computing, schier unerschöpfliche Speicher- und Rechen-Ressourcen – die IT-Technik wird kontinuierlich leistungsfähiger. Was vor Kurzem noch wie Science Fiction anmutete, ist heute schon Realität.
Siri, Cortana, Alexa – große Technologiefirmen sind in der Verarbeitung und Beantwortung natürlichsprachlicher Anfragen ein gutes Stück weiter gekommen.
Diese Technologie kann man mit dem Ereignis-Konzept einer Unternehmenssoftware verbinden. In Kürze wird der Computer in der Lage sein, auf gesprochene Anweisungen und Fragen ebenfalls in natürlicher Sprache zu antworten.
Frage:
“Computer, welches Angebot haben wir letzte Woche an Firma Meier gegeben?”
Antwort:
- “Frau Müller hat eine Office-Schulung für den 30. März im Werte von tausend Euro netto angeboten. Herr Meier möchte es sich bis nächsten Dienstag überlegen.”
- Oder: „Meinen Sie die Meier GmbH in Lüdenscheid oder die Meier KG in Castrop-Rauxel?“
- Oder: “Ich bedaure, diese Auskunft darf ich Ihnen leider nicht geben.”
Vielleicht ist er am Ende doch nicht so dumm, der Kollege Computer.
