Digitaler Rechnungsworkflow – so bleibt alles im Fluss

Die Bearbeitungsprozesse von Rechnungen bieten viele Einsparpotenziale. Durch eine planmäßige Digitalisierung des Rechnungsworkflows können Unternehmen produktiver arbeiten und Kosten sparen. Der digitale Rechnungsworkflow bedeutet für Unternehmen außerdem einen großen Schritt in Richtung papierloses Büro.

Was ist ein Rechnungsworkflow?

Der Begriff Rechnungseingangsworkflow oder auch Rechnungsworkflow umfasst typische Tätigkeiten, die notwendig sind, um eine Eingangsrechnung ordnungsgemäß zu bearbeiten. Diese umfassen den gesamten Prozess vom Eingang über die Buchung bis zur Archivierung einer Rechnung. Durch einen funktionierenden Rechnungsworkflow wissen die einzelnen Mitarbeiter jederzeit, in welchem Bearbeitungsstadium sich eine Rechnung befindet. Außerdem ist klar, was sie als Nächstes tun sollen.

Wie läuft ein Rechnungsworkflow typischerweise ab?

Der Rechnungsworkflow beginnt im Normalfall mit dem Eingang einer Rechnung. Es folgt eine chronologische Nummerierung und die erste Prüfung. Danach geht die Rechnung an die zuständigen Personen, die sie genehmigen und freigeben müssen. Anschließend wird sie kontiert, gebucht und archiviert.

Unternehmen, die diese Prozesse heute noch manuell ausführen, verlieren Zeit und nehmen vermeidbare Fehler in Kauf. Das gilt insbesondere bei einem höheren Rechnungsaufkommen. Eine Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsworkflows kann die Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen deutlich verbessern.

Die wichtigsten Schritte eines digitalen Rechnungsworkflows

Auch wenn es von Unternehmen zu Unternehmen Unterschiede geben kann, läuft ein digitaler Rechnungsworkflow meist wie folgt ab:

• Per E-Mail bzw. digital eingehende Rechnungen (auch in unterschiedlichen Formaten wie z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) werden zentral erfasst. Rechnungen, die in Papierform eingehen, kommen nach dem Einscannen dazu.
•  Im nächsten Schritt gehen die Rechnungen an die zuständigen Abteilungen zur sachlichen Prüfung durch die berechtigten Mitarbeiter.
• Die Mitarbeiter prüfen und korrigieren die Rechnungen im Bedarfsfall und geben sie für den Buchungsprozess frei.
• Nach der abschließenden Bearbeitung und Begleichung werden die Rechnungen revisionssicher digital archiviert. Dafür ist ein DMS-System gut geeignet.

In Organisationen, die ein DMS online nutzen, können die berechtigten Mitarbeiter Rechnungen von jedem Ort aus einsehen und bearbeiten. Das erleichtert zum Beispiel das Arbeiten im aus dem Home-Office. Auch dadurch können sich Durchlaufzeiten nochmals deutlich verkürzen.

Was sind die Vorteile eines digitalen Rechnungsworkflows?

Der digitale Workflow kann Unternehmensprozesse effizienter und Mitarbeiter produktiver machen. Firmen können so Kosten und Geld sparen. Mittelständische Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung stehen, können von einer digitalen Rechnungsverarbeitung besonders stark profitieren.

Konkret ergeben sich daraus viele Vorteile:

• Einsparungen bei Druck-, Papier- und Portokosten
• Vermeidung von Medienbrüchen beim Austausch der Rechnungsdaten zwischen verschiedenen Software-Systemen
• Einfachere Bearbeitung der Rechnungen: Das gilt neben digitalen Rechnungen auch für papierbasierte Rechnungen. Sie können Papierrechnungen durch ersetzendes Scannen digitalisieren. Sofern Sie dabei bestimmte Voraussetzungen erfüllen, können Sie die Rechnungen auf Papier danach sogar vernichten.
• Bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden. Sie und Ihre Lieferanten können Waren oder Dienstleistungen aufgrund der schnellen und zuverlässigen Rechnungsbearbeitung rechtzeitig liefern können. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für langfristig zufriedene und loyale Kunden.
• Vermeidung von Fehlern, die durch eine manuelle Bearbeitung entstehen. So werden Daten aus Rechnungen automatisiert und vollständig erfasst. Dadurch können Sie menschliche Fehlerquellen eliminieren, die auf Unachtsamkeit beruhen.
• Sie haben einen guten Überblick darüber, welche Kunden nicht rechtzeitig bezahlen und können Ihr Mahnungswesen effizienter gestalten.
• Sie selber vermeiden potenzielle Mahngebühren ebenfalls, indem Sie stets im Bilde darüber sind, wann welche Rechnungen fällig werden. Darüber hinaus verpassen Sie keine Frühzahlerrabatte und Skonti mehr.
• Eine durchgehend hohe Effizienz und Leistungsfähigkeit der Arbeitsprozesse. Dies ist besonders zu Spitzenzeiten wichtig, wenn überdurchschnittlich viele Rechnungen eingehen.

Auch wenn die an der Rechnungsbearbeitung beteiligte Mitarbeiter krank werden oder Urlaub machen, sind Sie gut vorbereitet. Denn in einem digitalen Rechnungsworkflow können Sie auch Vertreterregeln vorsehen. Zudem lassen sich neue Mitarbeiter schnell in die entsprechenden Prozesse einweisen und einarbeiten.

• Ein besserer Schutz von sensiblen und vertraulichen Daten. Digitale Rechnungen gelangen in der Regel direkt an die zuständigen Mitarbeiter. Sie liegen nicht auf Schreibtischen, wo unbefugte Personen sie sehen könnten.
• Effizienz- und Kostenvorteile gegenüber von Mitbewerber, die noch immer auf traditionelle Prozesse und auf papierbasierte Rechnungen setzen.
• Eine digitale, revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen.

Digitaler Rechnungsworkflow: Welche Software ist geeignet?

Um Ihren Rechnungen digital zu verarbeiten, benötigen Sie eine geeignete Softwarelösung.

Eine gute DMS-Lösung kann hier ein Mittel der Wahl sein. Moderne DMS-Software ist nicht nur für die abschließende revisionssichere Archivierung von Dokumenten geeignet. Sie unterstützt vor allem die Abwicklung des gesamten Rechnungsworkflows.

Es gibt auch spezielle Rechnungsworkflow Software, die meist über Schnittstellen an ein DMS angebunden wird.

Oft bietet auch ein ERP-System Funktionen für die digitale Rechnungsverarbeitung. So zum Beispiel läuft der Rechnungsworkflow in der cloudbasierten Unternehmenssoftware von Scopevisio ab:

Wie richtet man einen elektronischen Workflow ein?

Um einen elektronischen Workflow einzurichten, sollten Sie am Anfang die einzelnen Teilprozesse und deren Reihenfolge bestimmen. Der genaue Ablauf, die einzelnen Regeln, Vorschriften und deren Umfang wird in jedem Unternehmen etwas anders aussehen. Sie sollten in diese Aufgabe alle Verantwortlichen mit einbeziehen, um sicherzustellen, dass wichtige Aspekte nicht untergehen.

Sie sollten dabei unter anderem den Umgang mit papierbasierten Rechnungen regeln. Hier kann das bereits erwähnte Konzept des ersetzenden Scannens besonders interessant sein.

Ist der Ablauf des Rechnungsworkflows in den Grundsätzen festgelegt, ist eine erste Prozessvisualisierung möglich. So können Sie sehen wie und wann einzelne Rechnungsvorgänge starten, verlaufen und enden.

Eine spezielle Software für das Design von Workflows kann Sie bei der Gestaltung und Visualisierung der einzelnen Schritte bei der digitalen Rechnungsbearbeitung unterstützen. Man nennt diese auch Workflow Designer.

Achten Sie darauf, dass der gesamte Workflow-Prozess flexibel und anpassbar bleibt. Denn Ihre Anforderungen an den Rechnungsworkflow könnten sich im Laufe der Zeit verändern.

Fazit

Der digitale Rechnungsworkflow hilft Unternehmen, die Rechnungsprüfung, Genehmigung, Freigabe, Kontierung und Buchung viel effizienter und zuverlässiger abzuwickeln. Grundsätzlich können alle Organisationen unabhängig von ihrer Größe von der Digitalisierung der Rechnungsprozesse profitieren.

Manche mittelständischen Unternehmen sind mit der Digitalisierung Ihrer Prozesse noch nicht sehr weit vorangeschritten. Gerade sie können sie aus der Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows überdurchschnittlichen Nutzen ziehen.

Ein digitaler Rechnungsworkflow kann nicht nur den Rechnungsdurchlauf beschleunigen. Er hilft auch, unnötige Fehler bei der Bearbeitung von Rechnungen zu verhindern und Kosten zu sparen. Des Weiteren können Sie dadurch sicherstellen, dass die Rechnungen in Ihrer Firma revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden. Hierbei können Softwarelösungen wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) Sie wirksam unterstützen.