Die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) wird zum 01.01.2025 wirksam. Die Grundlage dafür bildet das Wachstumschancengesetz. Doch was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret für Unternehmen? Und welche Folgen ziehen die Übergangsfristen nach sich? Mehr dazu erfahren Sie in folgendem Beitrag.
Was ist eine E-Rechnung und ab wann wird sie Pflicht?
Eine E-Rechnung ist ein Rechung, die auf einem strukturierten elektronischen Rechnungsformat basiert und die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits heute genutzten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm.
Mit Hilfe der E-Rechnung können Rechnungsinformationen digital übermittelt, empfangen und vearbeitet werden. Die E-Rechnung ermöglicht die durchgehend digitale und automatisierte Verarbeitung – von der Erstellung bis zur Bezahlung einer Rechnung. Die neuen Anforderungen bedeuten jedoch auch, dass Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format diese Kriterien nicht mehr erfüllen.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Der Gesetzgeber hat dies im Frühjahr 2024 abschließend beschlossen.
Für Lieferanten des öffentlichen Auftragswesens gilt die Pflicht bereits. Auftragnehmer, die mit Bundesbehörden zusammenarbeiten, sind bereits seit Ende 2020 verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden, zu empfangen und zu verarbeiten.
Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?
Die Pflicht, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und später auch zu versenden, schließt alle Firmen ein, die in Deutschland tätig sind. Das gilt unabhängig von deren Größe und Umsatz.
Eine Voraussetzung ist jedoch, dass das Unternehmen einen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland hat, die am Umsatz beteiligt ist. Für Unternehmen, die in Deutschland nicht ansässig, sondern lediglich umsatzsteuerlich registriert sind, gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung hingegen nicht.
Von der der E-Rechnungspflicht sind außerdem nur Unternehmen betroffen sind, die Geschäfte mit anderen Unternehmen tätigen (B2B). Umsätze mit Privatpersonen bleiben von der E-Rechnungspflicht vorerst ausgenommen.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?
Um den Bestimmungen der Pflicht zur E-Rechnung nachzukommen, muss das Format der Rechnung die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 erfüllen. Dadurch wird eine elektronische Verarbeitung gewährleistet.
Zwei gängige elektronische Rechnungsformate, die diesen Anforderungen genügen, sind das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 und die XRechnung.
Ebenfalls dürfen Unternehmen EDI-Verfahren weiter nutzen, falls sie sicherstellen können, dass dadurch die CEN-Norm EN 16931 eingehalten wird.
EDI (Electronic Data Interchange) ist ein elektronisches Datenformat zum Austausch von Dokumenten wie Auftragsbestätigungen, Bestellungen oder auch Rechnungen. EDI wurde erstmals 1988 eingeführt und ermöglicht im Vergleich zu einer Papierrechnung einen schnelleren und weniger fehleranfälligen Datenaustausch.
Der elektronische Datenaustausch EDI entspricht zwar nicht dem EN 16931 Standard, es bleibt jedoch weiterhin zulässig. Die Voraussetzung ist allerdings, dass die Informationen für die Berechnung der Umsatzsteuer fehlerfrei extrahiert und regelkonform dargestellt werden können.
Die Pflicht zur E-Rechnung und die Übergangsfristen
Auch wenn die Pflicht zur E-Rechnung offiziell am 1. Januar 2025 beginnt, wurden vom Gesetzgeber Übergangsfristen vorgesehen. Diese gelten jedoch nur für Unternehmen, die Rechnungen ausstellen. Die Übergangsfristen ermöglichen es Unternehmen noch eine kurze Zeit, sogenannte sonstige Rechnungen auszustellen (Papier, PDF, jpg, tif, EDI).
Demnach können Firmen Rechnungen für Umsätze, die sie in den Jahren 2025 und 2026 ausführen, zum Beispiel weiterhin in Papierform ausstellen. Auch Rechnungen als PDF, so wie sie heute noch üblich sind, können Unternehmen in diesem Zeitraum anfertigen. Die Voraussetzung dafür ist allerdings die Zustimmung des Empfängers.
Hinzu kommt: Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro aufweisen, dürfen noch ein weiteres Jahr, also 2027, Rechnungen in abweichenden Formaten (z. B. Papier, PDF oder JPG) versenden. Spätestens ab 2028 gilt die E-Rechungspflicht dann für alle ausgestellten Rechnungen ohne Ausnahme.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Eine Rechnung im PDF-Format ist laut der aktuellen Definition in der Gesetzgebung keine elektronische Rechnung.
Zwar wird eine PDF-Rechnung elektronisch übermittelt, aber sie kann nicht automatisiert verarbeitet werden. Das liegt daran, dass PDF-Dokumente sind nicht in einem strukturierten elekronischen Format ausgestellt sind.
E-Rechnungen hingegen müssen einen strukturierten elektronischen Format ausgestellt sein und auf einem maschinenlesbaren XML-Datensatz basieren. Denn nur so kann der Rechnungsempfänger eine automatisierte elektronische Verarbeitung sicherstellen.
Wie bereits ausgeführt, können Sie die PDF-Rechnung in der Übergangszeit zwar weiter verwenden. Sie wird jedoch ab 2025 als sonstige Rechnung betrachtet.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Auch wenn die E-Rechnungspflicht eine breite Anwendung hat und für alle inländischen B2B-Umsätze gilt, gibt es einige Ausnahmen. Von der Pflicht zur E-Rechnung sind demnach nicht betroffen:
- B2C-Rechnungen
- Fahrausweise
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
- Rechnungen für Leistungen und Lieferungen, die im Ausland erbracht wurden.
Was steckt hinter der E-Rechnungspflicht?
Manche EU-Länder haben bereits vor Jahren die E-Rechnungspflicht bei B2B-Transaktionen eingeführt, andere planen sie in der nächsten Zukunft. So besteht beispielsweise in Italien seit 2019 eine Pflicht zur elektronischen Rechnung bei B2B-Geschäften. Somit nimmt Deutschland hierbei keine Vorreiterrolle ein.
Die EU-Länder verfolgen mit der Einführung der E-Rechnung das Ziel, die finanziellen Transaktionen nachvollziehbarer zu machen und Betrug vorzubeugen.
Darüber hinaus soll die Rechnungsverarbeitung effizienter werden. Eine Rechnungsstellung in einem strukturierten elektronischen Datenformat, die einen elektronischen Datenaustausch ermöglicht, unterstützt dieses Ziel.
Schließlich geht es auch um die Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Dieser soll mit dem Tempo der digitalen Transformation der Gesellschaft Schritt halten.
Eine EU-Kommission Initiative mit dem Namen VAT in the Digital Age (ViTA) hat die oben aufgezählten Punkte aufgegriffen und entsprechende Maßnahmen entwickelt. Danach sollen EU-Länder unter anderem neben einer elektronischen Rechnungsverarbeitung ein zentrales Meldesystem einführen. Als Antwort darauf hat Deutschland das Wachstumschancengesetz und die daraus folgende E-Rechnungspflicht ab 2025 beschlossen.
Fazit
Bei der E-Rechnung handelt es sich um einen strukturierten Datensatz, der in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
Die E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 Pflicht. Alle Unternehmen müssen dann in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Bei der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsfristen vorgesehen. In Abhängigkeit von der Umsatzhöhe des Unternehmens können diese bis Ende 2027 reichen.
Die Umstellung der Unternehmensprozesse auf eine elektronische Verarbeitung von Rechnungen bringt für Firmen einige Herausforderungen mit. Die vollständige elektronische Verarbeitung ermöglicht jedoch auch deutlich effizientere Rechnungsprozesse.
Die neue E-Rechnungspflicht eröffnet Unternehmen dadurch neue Chancen und Vorteile. Dazu zählen eine Verarbeitung ohne Medienbrüche, geringere Fehleranfälligkeit, kürzere Durchlaufzeiten und weniger Papierverbrauch.
