Eingangsrechnungen verwalten: So geht es leichter!

Jedes Unternehmen muss seine Eingangsrechnungen verwalten, egal, ob Start-up oder Konzern. Was dabei zu beachten ist und wie man diese Verwaltungsaufgabe am einfachsten meistert, erläutert nachfolgender Artikel.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen von einem Lieferanten für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen erhält. Die Eingangsrechnung fordert den Empfänger zum Ausgleich einer offenen Forderung auf.

Zu beachten ist allerdings, dass die Eingangsrechnung nicht für das Entstehen einer Forderung relevant ist. Diese entsteht bereits durch den Vertragsabschluss beziehungsweise durch die Ausführung der Leistung oder die Lieferung der Waren. Die Rechnung dient allerdings als Begründung eines etwaigen Ausgleichsverzuges der Forderungen. 

Eine Rechnung ist sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnung – es kommt dabei nur auf die Perspektive an. Sie ist Eingangsrechnung für den Empfänger und Ausgangsrechnung für den Sender.

Warum muss man Eingangsrechnungen verwalten?

Bei jeder Rechnung handelt um ein steuerlich und betriebswirtschaftlich relevantes Dokument. Deshalb müssen Rechnungen sorgfältig verwaltet werden.

• Steuerlich relevant: Das Finanzamt verlangt bei einer Betriebsprüfung eine lückenlose Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle. Eine Eingangsrechnung enthält Daten über einen Geschäftsvorfall (zum Beispiel zum Kauf einer Ware). Eine Eingangsrechnung gilt deshalb in der Buchhaltung auch als Beleg. Dieser ist wiederum Grundlage für eine Buchung.
• Betriebswirtschaftlich relevant: Eine Eingangsrechnung benennt die Verbindlichkeiten des Schuldners gegenüber seinem Gläubiger. Es ist also wichtig, den Überblick über seine Eingangsrechnungen zu behalten, um nicht in Zahlungsverzug zu geraten. Mit der Zahlung über den ausgewiesenen Betrag wird die Rechnung beglichen.

Was bedeutet „Eingangsrechnungen verwalten“ konkret?

„Eingangsrechnungen verwalten“ umfasst mehrere Tätigkeiten: So müssen Eingangsrechnungen erfasst, geprüft und gebucht werden. Anschließend werden sie archiviert.

Pflichtangaben Eingangsrechnung: Worauf Sie achten müssten

Zur Prüfung einer Rechnung gehört es, festzustellen, ob alle Pflichtangaben darauf zu finden sind. Welche dies sind, ist in §14 und §14a UstG definiert. Auf folgende Pflichtangaben einer Rechnung sollten Sie achten:

• Rechnungsersteller: Vollständiger Namen und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Ware geliefert oder die Leistung erbracht hat
• Rechnungsempfänger: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Ware oder die Leistung erhalten hat
• Steuernummer des liefernden Unternehmens oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum)
•  Fortlaufende Rechnungsnummer
• Lieferdatum oder Leistungszeitraum
• Rechnungspositionen: Menge und Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung
• Entgelt, nach Steuersätzen bzw. -befreiungen aufgeschlüsselt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (z.B. Skonti, Rabatte)
• Anzuwendender Steuersatz (19 %, 7 %)
• Auf Entgelt entfallener Steuerbetrag

Ohne diese Angaben ist die auf der Rechnung ausgewiesene Vorsteuer nicht abzugsfähig. Deshalb sollte man jede Eingangsrechnung auf Korrektheit prüfen.

Für die Kleinunternehmer Rechnung gelten andere Regeln.

Eingangsrechnungen und Vorsteuerabzug

Wenn auf der Eingangsrechnung die Umsatzsteuer (= abziehbare Vorsteuer) ausgewiesen ist, so ist der Rechnungsempfänger zum sogenannten Vorsteuerabzug berechtigt. Das Unternehmen zahlt zunächst den Bruttobetrag und lässt sich die enthaltene Vorsteuer im Nachhinein vom Finanzamt erstatten. Dabei wird die Vorsteuer mit der Umsatzsteuer aus eigenen Lieferungen und Leistungen verrechnet und der Differenzbetrag an das Finanzamt abgeführt.

Wie werden Eingangsrechnungen verwaltet?

Der „traditionelle“ Prozess: langwierig und umständlich

Früher (aber teils heute auch noch) wurden Eingangsrechnungen manuell verwaltet: Sie gingen auf Papier ein und wurden zunächst oftmals in einer Liste erfasst. Manchmal wurden sie auch kopiert, um bei Verlust einen Ersatz zu haben. Das Original wurde zur Prüfung in Unterschriftenmappen oder Ablagen verteilt. Schließlich wurde die Eingangsrechnung es in Ordnern abgeheftet und in (Keller-)archiven abgestellt.

Eingangsrechnungen verwalten in Excel

Eine Excel-Liste zur Verwaltung von Eingangsrechnungen konnte zum Beispiel so aussehen:

Eingangsrechnungen archivieren

Um Belege bei Bedarf wiederzufinden, wurden diese in der Vergangenheit in Aktenordnern abgeheftet. Pro Jahr wurde ein Ordner angelegt. Im Ordner war eine alphabetische Sortierung nach Lieferanten vorgesehen (ABC-Register). Im Reiter des Lieferanten wurden die Rechnungen chronologisch nach Datum abgeheftet (neueste Rechnung oben: amerikanisches System; älteste Rechnung oben: behördliches System).

Eingangsrechnungen 2022

Lieferant A

• Re-2022-0024
• Re-2022-0013

Lieferant B

• 14-02-2022-0034

Der moderne Prozess: übersichtlich und einfach

Schon bei einer geringen Anzahl an Eingangsrechnungen kommt die Verwaltung mit Excel und Aktenordnern aber schnell an ihre Grenzen:

·        Die Übersicht geht verloren, wenn das Rechnungsaufkommen steigt.

·        Der Rechnungsdurchlauf auf Papier dauert unnötig lange und kann durch Urlaub oder Krankheit ins Stocken geraten.

·        Die Rechnungen sind in den Aktenordner oft schwer wiederzufinden, besonders wenn sie falsch abgeheftet wurden.

Deshalb setzen die meisten Unternehmen heute auf eine digitale Rechnungsverarbeitung. Eingangsrechnungen werden in einer Software – zum Beispiel einem ERP-System oder einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) – verwaltet.

Die Eingangsrechnungen werden in der Software elektronisch erfasst, geprüft, freigegeben und rechtssicher archiviert. Unternehmen haben dadurch alle Belege und alle dazugehörigen Prozesse an einem Ort – sicher und jederzeit im Zugriff. Dadurch ergibt sich

·        eine bessere Übersicht: Der Status einer Rechnung ist immer bekannt und damit auch, wo im Prozess sie sich gerade befindet. Alle Bearbeitungsschritte werden automatisch protokolliert.

·        ein einfacherer Zugriff: Dank Volltextsuche können Sie jede Rechnung schnell finden statt Ordner zu durchsuchen.

·        ein schnellerer Durchlauf: Prüfer werden erinnert und Vertretungsregeln treten bei Bedarf automatisch in Kraft. Dadurch werden Liegezeiten reduziert und der Durchlauf beschleunigt.

Besonderer Vorteil auch: In der Software werden Eingangsrechnungen revisionssicher archiviert.

In folgenden Video haben wir den manuellen und den digitalen Prozess gegenübergestellt – dadurch treten die Vorteile noch deutlicher zutage:

Wie müssen Eingangsrechnungen verwahrt werden?

Eingangsrechnungen müssen sicher und nachvollziehbar archiviert werden. Man spricht auch von revisionssicherer Archivierung. Revisionssicher bedeutet, dass dabei die Anforderungen im Hinblick auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz eingehalten werden. Die drei Regelwerke, in denen dies genauer spezifiziert ist, sind die GoBD, das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO).

Aufbewahrungspflicht: Wie lange müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden?

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für alle Rechnungen (also Eingangs- wie Ausgangsrechnungen) beträgt zehn Jahre. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Für die Dauer dieser Zeit müssen die Eingangsrechnungen lesbar und vollständig sein.