Unternehmen sind in Deutschland dazu verpflichtet, Rechnungen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Doch wie kann man diese und andere Dokumente richtig archivieren, damit sie auch entsprechend gesetzeskonform aufbewahrt werden? Wie behält man zeitgleich den Überblick, wenn im Bedarfsfall Rechnungen aufgefunden werden müssen?
In diesen Fällen bietet die elektronische Speicherung von Rechnungen – im Gegensatz zu physischen Aktenordnern – viele Vorteile. Dieser Beitrag liefert Ihnen wertvolle Tipps und Hinweise, worauf Sie bei der digitalen Aufbewahrung von Rechnungen achten müssen.
Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?
Die verbindlichen Vorschriften sind in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt. Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Das gilt sowohl für Eingangsrechnungen als auch für Ausgangsrechnungen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Neben Rechnungen müssen auch weitere Geschäftsunterlagen für eine Mindestzeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet hier zwischen einer Mindestdauer von 10 bzw. 6 Jahren.
10-jährige Aufbewahrungsfrist | 6-jährige Aufbewahrungsfrist |
Gilt u.a. für
| Gilt u.a. für
|
Was muss ich beachten, wenn Rechnungen digital aufbewahrt werden?
Grundsätzlich ist es zulässig, wenn Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden. Hierfür muss gewährleistet sein, dass die elektronische Rechnung denselben Inhalt des Original-Dokuments wiedergibt. Wer seine Rechnungen digitalisiert, muss sicherstellen, dass die Belege revisionssicher abgespeichert werden. Konkret bedeutet das: Die Rechnung darf weder verändert werden, noch verloren gehen können.
Die Richtlinien sind in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) festgelegt. Unternehmen sind verpflichtet, auf eine ordnungsgemäße Buchführung wert zu lesen und die Regeln zur sog. Verfahrensdokumentation zu beachten.
Sind diese Anforderungen erfüllt, gilt die elektronische Archivierung als zulässig und das Papier-Dokument darf vernichtet werden. Der Vorgang wird auch als „ersetzendes Scannen“ bezeichnet.
Welche Rechnungen müssen im Original aufbewahrt werden?
Es gibt einzelne Ausnahmen, in denen Rechnungen im Original aufbewahrt werden müssen. Bei solchen Rechnungen ist es ratsam, das Papier-Dokument aufzubewahren, um Konflikte mit den Finanzbehörden zu vermeiden. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich an einen Steuerberater.
Warum sollte ich Rechnungen digital aufbewahren?
Die Digitalisierung von Rechnungen kann viele Vorteile für Ihr Unternehmen bieten. Für die elektronische Archivierung sprechen u.a. die folgenden Stichpunkte:
- Platzersparnis: Sie benötigen keinen Stauraum, um die Papier-Rechnungen in Aktenordnern, Aktenschränken oder gar Kellerräumen aufzubewahren. So sparen Sie Platz und Mietfläche ein.
- Kostenersparnis: Wer z.B. seine Ausgangsrechnungen direkt digital versendet, spart Kosten für Druck, Papier und Porto ein.
- Auffindbarkeit: Softwaresysteme zur Archivierung bieten einen schnelleren Zugriff auf Rechnungen. Im Archiv kann schneller nach Rechnungen gesucht werden, weil beispielsweise durch Verschlagwortung Rechnungen schneller auffindbar sind.
- Sicherheit: Insbesondere Cloud-Archivsysteme bieten ein höheres Maß an Sicherheit und können leichter vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Außerdem sind Rechnungen im digitalen Archiv ebenfalls vor Feuer oder Wasser geschützt.
- Effizienz: Der Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung kann automatisiert und beschleunigt werden. Dadurch sparen Ihre Mitarbeitenden Zeit ein und die Produktivität wird erhöht.
Wie kann ich meine Rechnungen digital aufbewahren?
Eine Rechnung zu scannen und anschließend auf dem Server zu speichern ist nicht ausreichend für eine rechtssichere Archivierung! Für die rechtssichere Archivierung von digitalen Rechnungen kann eine Archivierungssoftware eingesetzt werden.
Ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Ihnen beispielsweise helfen, Ihre Rechnungen elektronisch aufzubewahren. Die Software dient allgemein der Verwaltung von digitalen Dokumenten. Darin können Sie Rechnungen digital aufbewahren bzw. archivieren. Ein Dokumentenmanagementsystem kann dabei helfen, die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen zu erfüllen.
Fazit
Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen senkt ihre Kosten und erhöht gleichzeitig die Effizienz im Unternehmen. Gemäß den gesetzlichen Vorgaben ermöglicht die digitale Ablage eine platzsparende, leicht auffindbare und sichere Archivierung über den festgelegten Zeitraum. Software-Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme können dabei unterstützen, Rechnungen zu archivieren und die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.
Hinweis: Unser Ratgeber ersetzt keine juristische oder rechtliche Beratung. Im Zweifel oder bei Unsicherheiten wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater.
