Die Digitalisierung bietet für Steuerberater und ihre Mandanten enorme Chancen. Von A wie Archivierung bis Z wie Zusammenarbeit wird alles effizienter, einfacher, transparenter. Neue Software-Anwendungen und Arbeitsweisen entlasten die Kanzlei und schaffen Freiraum für die aktive Beratung von Mandanten.
Gleichzeitig entstehen neue Anforderungen an Steuerberatungskanzleien. Dieser Beitrag untersucht, wie Sie diese Anforderungen zu Ihrem Wettbewerbsvorteil machen können.
Aspekte des Wandels
Steuerberater arbeiten nicht im luftleeren Raum, sondern unterliegen vielen Einflüssen in einem äußerst dynamischen Umfeld:
- Der Gesetzgeber schafft neue Rahmenbedingungen und Regulierungen, z. B. durch die GoBD.
- Die Mandanten stellen immer höhere Ansprüche an Beratungsqualität und Service.
- Gute Mitarbeiter sind immer schwieriger zu bekommen.
- Andere Dienstleister nehmen den Steuerberatern Marktanteile weg.
- Die Cloud-Software hält Einzug in den Kanzlei-Alltag.
- Die Digitalisierung von Standardprozessen und Routineaufgaben schafft Raum für eine strategische Weiterentwicklung der Kanzlei.
Widerstände und Fehleinschätzungen
Viele Steuerberater sehen in der Digitalisierung eine Bedrohung oder befürchten Mehrarbeit. „Dafür haben wir keine Zeit“ ist eine oft gehörte Antwort.
Tatsächlich spart Digitalisierung sogar Zeit – die der Steuerberater dann wertschöpfend für Beratungstätigkeiten einsetzen kann. Wie funktioniert das?
Digitalisierung von Einzeltätigkeiten
Belege (z.B. Eingangsrechnungen) scannen
Digitalisierung beginnt mit dem Scannen von Belegen. Das BMF hat mit seiner Richtlinie zum Ersetzenden Scannen den Weg dafür frei gemacht. Fast jedes Büro hat heute einen Scanner. Übrigens auch Ihr Mandant! Am besten ist es, wenn dieser seine Belege direkt einscannt.
Volltexterkennung
Die Scans werden in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hochgeladen. Dabei durchlaufen die Belege eine Volltexterkennung, die den Textinhalt liest und z. B. Beträge, USt.-IDs, IBAN-Nummern oder Datumswerte interpretieren kann. Doch ohne Hilfe kann das DMS die Daten nicht weiterverarbeiten. Zum Glück gibt es integrierte Softwarelösungen, die dies ermöglichen.
Vorkontierung
Wenn das DMS in die Unternehmenssoftware des Mandanten integriert ist, können die Belege vorkontiert werden. Das System nimmt sich Informationen aus den Kundendaten, bringt sie mit den Angaben der Eingangsrechnungen zusammen und erstellt daraus Buchungssätze.
- Der Name oder die USt-ID auf der Eingangsrechnung wird mit den Kundendaten abgeglichen. So findet die Software den Kreditor inklusive seiner Personenkontonummer, Zahlungsbedingungen usw.
- Für häufige oder Standard-Geschäftsvorfälle kann eine Kontierung hinterlegt werden. Wenn z. B. der Telefonanbieter des Mandanten eine Rechnung stellt, kann für Rechnungen dieses Kreditors der passende Buchungssatz in der Fibu-Software festgelegt werden.
- Auf die gleiche Art und Weise können Bankauszüge elektronisch übertragen, eingelesen und vorkontiert werden.
- Die erkannten Rechnungsangaben und Vorkontierungen werden in die Buchungsmaske übertragen. Der Sachbearbeiter muss diese nur noch überprüfen.
Dokumentation
Das BMF verlangt eine vollständige Dokumentation aller rechnungslegungsrelevanten Vorfälle. Eine fortschrittliche, digitale Fibu-Lösung dokumentiert alle Schritte automatisch direkt am Beleg bzw. am Vorgang. Protokolle und digitale Belegstempel sorgen dafür, dass die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar bleiben.
Übertragung an die DATEV
Die DATEV hat mit DATEVconnect online eine Schnittstelle geschaffen, die die digitale Zusammenarbeit von Unternehmen und Steuerberatern fördert. Wenn der Unternehmer eine fortschrittliche Cloud-Software nutzt, werden seine vorkontierten Belege beim Steuerberater direkt in DATEV Unternehmen online bereitgestellt.
Digitalisierung von Prozessen
Mit integrierter Software lässt sich der gesamte Erfassungs- und Buchführungsprozess, inklusive GoBD-konformer Belegarchivierung durchgängig und transparent abwickeln – mit einem Höchstmaß an zeitsparenden Automatisierungen. Einmal eingerichtet, läuft der Prozess wie am Schnürchen:
- Der Mandant scannt seine Belege in einen Ordner, der mit seiner Unternehmenssoftware synchronisiert wird.
- Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassen- und sonstige Belege werden n dieser Software direkt richtig zugeordnet.
- Mithilfe von integrierten Geschäftsvorfällen und Kontierungsassistenten werden die Belege vorkontiert.
- Über DATEVconnect online werden die vorkontierten Belegbilder inklusive Kontierung direkt vom Mandanten in die Kanzleisoftware überspielt.
- Beim Steuerberater müssen die Buchungen nur noch kontrolliert und ergänzt werden.
- Über Freigaben im DMS kann der Steuerberater dem Mandanten Auswertungen und Berichte zur Verfügung stellen. Zugleich kann er Unterlagen, die ihm noch fehlen, ohne zeitraubende Rückfragen abrufen.
Was gewinne ich dabei?
Sie gewinnen Zeit – die Sie produktiv einsetzen können. Und Sie gewinnen Rechtssicherheit, da Geschäftsvorfälle in einer zeitgemäßen Unternehmenssoftware zeitnah erfasst, dokumentiert, sowie nachvollziehbar und unverlierbar aufbewahrt werden.
Einige Beispiele mögen illustrieren, welches Effizienzpotenzial Steuerberater durch die Digitalisierung gewinnen.
| Vor der Digitalisierung | Nach der Digitalisierung |
| Akte aus Schrank heraussuchen | Virtuelle Mandantenakte in Echtzeit aus der Cloud laden |
| Telefonnummer suchen und Telefon bedienen | In einer Software auf einen Button klicken |
| Buchungen manuell erledigen | Automatisiert buchen durch in der Software eingestelltes Regelwerk |
| Informationen nur beim Mandanten oder in der Kanzlei vorhanden | Informationen liegen bei beiden Partnern in Cloud-DMS vor |
| Informationen suchen | Informationen durch Volltexterkennung finden |
| Belege suchen und ordnen | Belege digital geordnet verfügbar |
| Zeitverlust durch Rückfragen | Zugriff auf relevante Dokumente über die Mandantenverwaltung |
| undokumentierte Abläufe | dokumentierte, qualitätsgesicherte Prozesse |
Buchführung ist aber ein wichtiges Geschäftsfeld für mich!
Wenn die Buchführung ein zentraler Bestandteil Ihrer Leistungen ist, dann klingt dieses Szenario bedrohlich. Wie wird die Arbeit ersetzt, die durch Digitalisierung früher oder später wegfällt? Tatsächlich lässt sich diese Entwicklung praktisch schon heute nicht mehr aufhalten. Was digitalisiert werden kann, wird früher oder später auch digitalisiert werden. Hinzu kommt, dass die Buchhaltung auch von anderen Dienstleistern oder vom Mandanten selbst erledigt werden kann.
Aktive Beratung gewünscht
Zum Wohle des Steuerberaters kommen die gestiegenen Ansprüche von Mandanten einerseits und Finanzbehörden andererseits ins Spiel. Digitalisierung führt zu einer Art Tauschgeschäft: Statt Buchführung wird mehr Beratung geleistet. Zwei Drittel der Mandanten wünschen sich eine aktive Beratung seitens Ihrer Kanzlei (vgl. Studie zur Studie zur Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant). Denn der Steuerberater ist immer noch Ansprechpartner Nummer eins für den deutschen Mittelstand.
Beratung wird insbesondere zu folgenden Themen nachgefragt:
- Unternehmensstrategie und Steuerung
- Wachstum
- Fragen der Unternehmensnachfolge
- Investitionen
- Rentabilität und Liquidität
- KPIs und Benchmarks
Software für die Mandantenberatung
Ein Mandanten-Beratungsportal kann den Wandel für Steuerberater erleichtern, indem es nach einmaliger Anmeldung Echtzeit-Zugriff auf die Zahlen aller Mandanten gibt. So kann der Steuerberater seine Beratung individuell und stets aktuell gestalten.
Steuerberater können gemeinsam mit ihren Mandanten deren Ziele durchleuchten, passende KPIs finden, im Zeit- und Branchenvergleich eine sinnvolle Strategie erarbeiten. Durch den Echtzeitzugriff auf die Fibu-Daten der Mandanten können Steuerberater den Geschäftsgang nachvollziehen und rechtzeitig warnen und nachjustieren, wenn die Kennzahlen sich verschlechtern. Durch eine solche personalisierte und hochqualifizierte Leistung binden Steuerberater ihre Mandanten an sich und setzen sich langfristig gegen den Wettbewerb durch.
Der Faktor Mensch
Als Dienstleister haben Steuerberater vor allem mit Menschen zu tun. Mandanten und Mitarbeiter sollten auf dem Weg des digitalen Wandels mitgenommen werden. Während die Mandanten selbst ihre Unternehmen zunehmend digitalisieren (müssen), sehen Mitarbeiter manchmal skeptisch in die Zukunft. „Rationeller Prozess“ wird mit „wegrationalisieren“ assoziiert. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter die digitale Transformation mit unterstützen. Jeder sollte verstehen, dass die Entlastung von Routinetätigkeiten Raum für Weiterqualifizierung und interessantere Aufgaben schafft. Wer Innovationen ablehnt, kann im digitalen Wettbewerb bald nicht mehr bestehen.
Fazit
GoBD, Ersetzendes Scannen, DATEVconnect online, Cloud-Software, integriertes Reporting, Prozess-Optimierung – die Digitalisierung von Steuerberaterkanzleien ist DAS Zukunftsthema der Branche. Neue Services und Software-Produkte sorgen für schnelle und konsistente digitale Abläufe und schaffen Raum für hochwertige Beratungsleistungen.
Steuerberater, die heute die Chancen der Digitalisierung ausschöpfen, können mehr wertschöpfende Beratungsleistungen anbieten und ihre Mandanten mit überzeugenden Problemlösungen an sich binden. Diesen Wandel zu bewältigen ist die beste Strategie für moderne Steuerberaterkanzleien.
