Der Einkaufsprozess umfasst viele Teilschritte. Den gesamten Prozess vom Kauf bis zur Zahlung bezeichnet man auch als Procure-to-Pay (engl. vom Kauf zur Zahlung). Folgender Beitrag erläutert den Begriff am Beispiel der Hotellerie.
Was versteht man unter Procure-to-Pay?
Procure-to-Pay (abgekürzt P2P, synonym auch Purchase-to-Pay) bezeichnet den Geschäftsprozess der Beschaffung, angefangen beim Kauf bis zur Bezahlung von Waren und Dienstleistungen.
Der P2P-Prozess umfasst zahlreiche Teilschritte – hier dargestellt am Beispiel Housekeeping in der Hotellerie:
- Bedarfsmeldung (Reinigungskraft)
- Genehmigung der Bedarfsmeldung (Hausdame)
- Bestellung (Hausdame)
- Wareneingang: Empfang und Kontrolle (Hausdame)
- Rechnungseingang (Verwaltung/Backoffice)
- Prüfung und Abgleich mit Bestellung/Wareneingang (Hausdame)
- Freigabe der Eingangsrechnung (Managing Director)
- Zahlung an den Lieferanten (Verwaltung/Buchhaltung)
Als letzten Punkt könnte man noch die 0rdungsemäße Archivierung der Belege und Dokumentation (Verwaltung/Backoffice) hinzufügen.
Die obige Grafik könnte man auch auf andere Bereiche wie Küche, Bar, Technik oder Backoffice übertragen. Daran wird deutlich: Am Procure-to-Pay-Prozess sind zahlreiche Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen beteiligt, die für verschiedene Teilschritte zuständig sind.
Klar ist deshalb: Die Beschaffung stellt besondere Herausforderungen an die Kommunikation und an die Organisation.
Herausforderungen im Procure-to-Pay-Prozess in der Hotellerie
Im hektischen Hotelbetrieb können fragmentierte Prozesse und isolierte Tools schnell zu Missverständnissen und Fehlern führen, die gravierende Konsequenzen auf das Gasterlebnis haben.
Manuelle Fehler
Manuelle Eingaben erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Bedarfsermittlung, Bestellung und Rechnungsprüfung. Diese Fehler können zu falschen Bestellungen, übersehener Ware und Zahlungsproblemen führen.
Mangelnde Nachverfolgbarkeit
Oft fehlt die Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess. Es ist schwieriger, den Status von Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen zu überwachen, was zu Verzögerungen und Unklarheiten führt.
Zeitaufwendige Prozesse
Manuelle Prozesse sind in der Regel langsamer als automatisierte Abläufe. Dies kann zu Verzögerungen bei der Bestellbearbeitung, der Rechnungsprüfung und der Zahlungsfreigabe führen, was sich negativ auf den Hotelbetrieb auswirken kann.
Schwierigkeiten bei der Lieferantenverwaltung
Ohne eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Lieferanteninformationen ist es schwierig, Beziehungen zu Lieferanten zu pflegen und Lieferantenbewertungen durchzuführen. Dies kann zu einer suboptimalen Lieferantenauswahl führen.
Erhöhte Kosten
Ineffiziente und fehleranfällige Prozesse können zu höheren Betriebskosten führen. Beispielsweise können manuelle Fehler zusätzliche Arbeitszeit zur Korrektur erfordern. Verzögerte Zahlungen können Mahngebühren verursachen oder Skonti ungenutzt lassen.
Eingeschränkte Berichterstattung
Ohne Softwareunterstützung ist es schwierig, aussagekräftige Berichte und Analysen zum Beschaffungsprozess zu erstellen. Dies erschwert es, Einsparpotenziale zu identifizieren und den Prozess zu optimieren.
Schwierigkeiten bei der Budgetkontrolle
Ohne automatisierte Systeme ist die Kontrolle und Überwachung des Budgets schwieriger. Dies kann zu ungeplanten Ausgaben und Budgetüberschreitungen führen.
Vorteile digitaler Procure-to-Pay-Prozesse in der Hotellerie
Der Einsatz einer P2P-Software kann diese Probleme erheblich reduzieren, indem sie Prozesse automatisiert, Transparenz erhöht und die Effizienz im gesamten Beschaffungszyklus verbessert.
In der ERP-Anwendung von Scopevisio ist die Beschaffung integrierter Bestandteil einer Komplettlösung mit nahtloser Anbindung an die Finanzbuchhaltung. Der Procure-to-Pay-Prozess kann darin also durchgängig abgebildet werden.
Praktisch ist es, dass zusätzlich eine leicht zu bedienende App angeboten wird. In ihr können Bedarfsmeldungen (auch BANF abgekürzt) mit wenigen Klicks angelegt werden.
Der Einsatz einer integrierten Lösung für die Beschaffung hat viele Vorteile:
Automatisierung und Effizienz:
Beschaffungssoftware automatisiert viele manuelle Aufgaben, wie die Bestellung, Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung. Dies reduziert die Bearbeitungszeit und minimiert das Risiko von Fehlern.
Transparenz und Nachverfolgbarkeit:
Eine zentrale Plattform ermöglicht es, den gesamten Beschaffungsprozess in Echtzeit zu überwachen. Benutzer können den Status von Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen jederzeit einsehen, was die Transparenz erhöht und Verzögerungen minimiert.
Verbesserte Lieferantenbeziehungen:
Eine effektive Lieferantenverwaltung ermöglicht es, Beziehungen zu Lieferanten zu pflegen und zu verbessern. Die Software kann Leistungsbewertungen und Historien verwalten, was die Auswahl und Zusammenarbeit mit Lieferanten optimiert.
Unterstützung interner Regeln
P2P-Software unterstützt die Einhaltung von internen Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften durch standardisierte und nachvollziehbare Prozesse. Dies reduziert das Risiko von Regelverstößen.
Datenanalyse und Berichterstattung:
Mit integrierten Analyse- und Berichtsfunktionen können Hotels aussagekräftige Daten über ihre Beschaffungsprozesse gewinnen. Dies unterstützt die kontinuierliche Prozessoptimierung.
Schnellere Zahlungsabwicklung:
Automatisierte Workflows beschleunigen die Genehmigung und Abwicklung von Zahlungen. Dies kann die Beziehung zu Lieferanten durch pünktliche Zahlungen stärken. Skontovorteile können besser genutzt werden.
All diese Vorteile tragen dazu bei, den Beschaffungsprozess in der Hotellerie zu optimieren, Kosten zu senken und die Servicequalität zu verbessern.
Tipp: P2P-Software sollte sich oft nahtlos an andere Systeme wie ERP, Buchhaltung und Bestandsmanagement anbinden lassen. Dies erfolgt in der Regel über Schnittstellen. Noch effizienter ist es, gleich auf eine integrierte Lösung wie Scopevisio zu setzen. Im cloudbasierten ERP-System von Scopevisio ist die Beschaffung nahtlos mit der Finanzbuchhaltung verbunden, was eine einheitliche Datenverwaltung und durchgängige Prozesse ermöglicht.
