Purchase-to-Pay: Der Beschaffungsprozess einfach erklärt

Der Einkaufsprozess im Unternehmen besteht aus vielen Teilschritten. Der Gesamtprozess wird auch mit dem englischen Begriff Purchase-to-Pay beschrieben. Folgender Beitrag erklärt, was dahintersteckt und wie Digitalisierung und Automatisierung den Prozess unterstützen können.

Was bedeutet Purchase-to-Pay?

Der Begriff Purchase-to-Pay (auch Procure-to-Pay oder P2P) bezeichnet den Beschaffungsprozess in seiner Gesamtheit, angefangen bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bis hin zur Bezahlung.

Der P2P-Prozess beginnt mit der Bedarfsermittlung und Bedarfsanforderung, reicht über die Bestellung, Wareneingang und Rechnungseingang und endet mit der Zahlung.

Welche Herausforderungen sind mit dem Procure-to-Pay-Prozess verbunden?

Vom Kauf bis zur Zahlung: Was so einfach klingt, kann im Arbeitsalltag ein durchaus komplexer Prozess sein. Denn am Gesamtprozess sind typischerweise unterschiedliche Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen beteiligt.

In der Regel sind dies:

• Einkauf
• Wareneingang/Logistik
• Finanz- und Rechnungswesen

Ein weiteres Problem: In den einzelnen Abteilungen werden häufig unterschiedliche Software-Anwendungen für die einzelnen Teilprozesse genutzt.

Außerdem durchläuft der Prozess verschiedene Hierarchieebenen. So müssten Bedarfsmeldungen gegebenenfalls genehmigt werden – ebenso wie die Bezahlung von Eingangsrechnungen.

Daran wird schon deutlich: Es gibt viele potenzielle „Sollbruchstellen“ im Bereich der Kommunikation, der Organisation und der technischen Systeme.

Welche Teilschritte gibt es im P2P-Prozess?

Teilbereich Purchase:

• Bedarfsanforderung durch den Mitarbeitenden, meist an den direkten Vorgesetzten

• Prüfung und Freigabe durch den Vorgesetzten und Weiterleitung an den Einkauf

• Bestellung beim Lieferanten durch den Einkauf

• Wareneingang, Empfangsbestätigung und Qualitätsprüfung

Teilbereich Pay:

• Rechnungseingang im Unternehmen

• Rechnungsprüfung und Abgleich von Rechnung und Bestellung bzw. Wareneingang

• Rechnungsgenehmigung durch Führungsebene

• Zahlungsanweisung durch die Buchhaltung

In intergrierten Systemen wie zum Beispiel dem cloudbasierten ERP-System Scopevisio folgt außerdem die revisionssichere Archivierung der Belege im intergrierten DMS.

Typische Herausforderungen im Beschaffungsprozess

Im Arbeitsalltag ergeben sich durch die fehlende Integration der Teilprozesse, durch papierbasierte Vorgänge und isolierte Systeme oft zahlreiche Herausforderungen.

Fehlende Transparenz:

• Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Bestellungen und Lieferungen
• Mangelhafte Übersicht über Bestände und Lieferungen

Prozess-Ineffizienz:

• Manuelle, zeitaufwendige Abläufe, die zu Fehlern und Verzögerungen führen können
• Mehrarbeit durch unzureichende Automatisierung der Prozesse

Kommunikationsprobleme:

• Schlechte Abstimmung zwischen den Abteilungen
• Missverständnisse und Verzögerungen aufgrund von unklaren Informationen

Dateninkonsistenzen:

• Ungenaue oder unvollständige Daten in verschiedenen Systemen
• Schwierigkeiten bei der Integration von Daten aus verschiedenen Quellen

Lieferantenmanagement:

• Herausforderung, zuverlässige und kosteneffiziente Lieferanten zu finden und zu binden
• Schwierigkeiten bei der Bewertung und Überwachung der Lieferantenleistung

Rechnungsabwicklung:

• Verzögerungen bei der Bezahlung von Lieferanten, was zu Spannungen in der Geschäftsbeziehung führen kann
• Ungenutzte finanzielle Vorteile z.B. durch verstrichene Skontofristen

Kostenkontrolle:

• Schwierigkeiten bei der Überwachung und Kontrolle der Ausgaben
• Unzureichende Berichterstattung und Analyse der Beschaffungskosten

Wie lässt sich der Purchase-to-Pay-Prozess optimieren?

Digitalisierung und Automatisierung unterstützen dabei, den Purchase-to-Pay-Prozess effizienter zu gestalten.

Der erste Schritt zur Optimierung des Purchase-to-Pay (P2P) besteht darin, die manuellen Abläufe zu verbessern. Dabei ist es wichtig, alle Schritte und Herausforderungen im Zusammenhang zu betrachten.

P2P-Systeme haben das Ziel, sämtliche Purchase-to-Pay-Prozesse nahtlos miteinander zu integrieren. Vor allem ermöglichen sie die Integration des Einkaufs mit der Kreditorenbuchhaltung.

Tipp: Idealerweise wird für den P2P-Prozess eine integrierte Lösung wie die ERP-Software von Scopevisio genutzt. Der Ablauf wird hier als End-to-End-Prozess in einem einzigen System abgebildet. Entscheidender Vorteil ist dabei die Prozess-Integration zwischen Beschaffung und Finanzbuchhaltung.

Der Nutzen des digitalen Purchase-to-Pay-Prozesses

Durch den Einsatz von Beschaffungssoftware lassen sich die beschriebenen Ineffizienzen und Fehlerpotentiale minimieren oder sogar eliminieren. Dadurch wird der gesamte Beschaffungsprozess optimiert.

Mehr Transparenz: Cloudbasierte Lösungen sorgen für tagesaktuelle Transparenz und liefern Einkaufs- und Finanzabteilungen einen Überblick in Echtzeit. Der Überblick über Bestellungen, Lieferungen und Bestände ist jederzeit gewahrt.

Verkürzung der Prozessdurchlaufzeiten: Mit intelligenten Workflows zum Beispiel bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen wird der gesamte Ablauf beschleunigt. Eskalations- und Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass die Prozessbeteiligten automatisch an ihre offenen Aufgaben erinnert werden.

Durchgängige Prozesse: Medienbrüche werden vermieden. Alle Daten, die rund um den Einkauf von Waren und Dienstleistungen entstehen, werden zentral an einem Ort gespeichert und stehen für alle Teilprozesse zur Verfügung.

Weniger Fehler: Beschaffungssoftware sorgt dafür, dass die richtigen Waren zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Die Software „denkt mit“: Sie gleicht Aufträge und Lagerbestände ab und liefert auf dieser Basis Bestellvorschläge.

Skontoerträge realisieren: Digitale Prozesse verbessern die Koordination zwischen Einkaufs- und Finanzabteilung und beschleunigen den Gesamtprozess. Sonderkonditionen und Skonti, die viele Lieferanten rechtzeitiger Zahlung gewähren, können deshalb besser ausgenutzt werden.

Effiziente Lagerhaltung: Das Investment in Lagerware wird so niedrig wie möglich gehalten. Trotzdem wird über die Meldebestände eine hohe Verfügbarkeit gesichert.

Verbesserte Liquiditätsplanung: Wenn Sie einen Überblick über Ihre Bestellungen haben, kennen Sie gleichzeitig Ihre künftigen Zahlungen und können deshalb Ihre Liquidität besser planen.

Wie unterstützen Software-Lösungen die P2P-Einzelschritte?

Am Beispiel des Cloud-ERP-Systems von Scopevisio stellen wir die Vorteile eines automatisierten Purchase-to-Pay dar:

Bedarfsanforderung

Analoger Prozess: Fehlt die Softwareunterstützung, wird die Bedarfsanforderung (kurz BANF, auch Bedarfsmeldung/Bestellanforderung) meist per E-Mail oder mit manuell ausgefüllten Formularen erstellt und dem Vorgesetzten zur Freigabe vorgelegt. Danach wird die Bedarfsmeldung an den Einkauf weitergeleitet. Dieser analoge Prozess ist langsam und fehleranfällig.

Digitaler Prozess: In einer Software, wie Scopevisio sie bietet, werden Bedarfe auf Basis der vorliegenden Aufträge automatisiert ermittelt. Auf dieser Grundlage werden automatisierte Bestellvorschläge generiert, die der Einkauf übernehmen oder ggf. abändern kann.

Für „interne Bedarfe“ (z.B. Büromaterial, Hardware o.ä.) bietet Scopevisio mit der App Scopevisio2Go die Möglichkeit, eine Bedarfsmeldung einfach und schnell auf dem Smartphone anzulegen. Danach wird ein digitaler Genehmigungsprozess beim Vorgesetzen angestoßen.

Wareneingang

Analoger Prozess: Eingegangene Produkte werden geprüft und der quittierte Lieferschein – je nach Unternehmensorganisation – an den Einkauf oder die Buchhaltung weitergereicht. Die zuständige Abteilung sucht die Bestellung heraus und ordnet den Lieferschein zu. Diese papierbasierten Abläufe sind träge und aufwändig.

Digitaler Prozess: Lieferscheine werden digital erfasst und ausgelesen. Wareneingänge laufen bei Scopevisio stets gegen eine Bestellung.

Rechnungseingang

Analoger Prozess: Eingangsrechnungen müssen manuell mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden. Fehlt ein Lieferschein, kann das zu Verzögerungen führen. Zur finalen Freigabe müssten die Eingangsrechnungen den Vorgesetzten vorgelegt werden. All diese analogen Prozesse kosten Zeit.

Digitaler Prozess: Eingangsrechnungen werden automatisiert mit dem Wareneingang abgeglichen . Die Rechnungen durchlaufen interne Prüf- und Freigabeprozesse im System. Durch digitale Verarbeitung und zügige Freigaben können Skontofristen besser eingehalten werden.

Fazit

Der Purchase-to-Pay-Prozess startet mit der Bedarfsmeldung und endet mit der Zahlung. An den P2P-Teilprozessen sind unterschiedliche Abteilungen und Personen im Unternehmen beteiligt. Manuelle Prozesse und isolierte Systeme bergen die Gefahr von Fehlern und Verzögerungen.

Eine moderne Purchase-to-Pay-Lösung verbindet die einzelnen Vorgänge nahtlos miteinander. Alle Beteiligten arbeiten auf ein- und derselben Datenbasis. Dadurch werden Fehler vermieden und Rückfragen überflüssig.

In der cloudbasierten ERP-Lösung von Scopevisio ist die Beschaffung Teil eines Komplettsystems. Daten, Dokumente und Prozesse werden zentral in einem System verwaltet. Das sorgt für Datenkohärenz und durchgängige Prozesse, was wiederum die Profitabilität eines Unternehmens steigert.