[page-header image=’Content-Hub-Eingangsrechnung-Header.png‘ image-position=’left‘ background-color=’bg-warning‘ font-color=’text-dark‘ title=’Eingangsrechnung:‘ subtitle=’So wird sie geprüft, verarbeitet und archiviert‘ teaser=’Jedes Unternehmen schreibt und erhält Rechnungen. Was so einfach klingt, ist durchaus komplex. Denn in der Regel sind mit der Rechnungsverarbeitung mehrschrittige Prozesse und rechtliche Vorgaben verbunden. Unser Beitrag widmet sich speziell dem Thema Eingangsrechnung. Nachdem der Begriff geklärt ist, beschäftigen wir uns mit der Eingangsrechnungsverarbeitung und zum Schluss mit der Archivierung von Eingangsrechnungen.‘]
Was ist eine Rechnung?
Gemäß §14 des Umsatzsteuergesetztes ist eine Rechnung ein Dokument,
„mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“.
Laut Wikipedia handelt es sich um „eine gegliederte Aufstellung über die
Forderungen des Entgeltes für eine erbrachte Leistung.“ Die Bezeichnung
Faktura als Synonym für Rechnung gilt in Deutschland als veraltet, ist in
Österreich jedoch geläufig.
Rechnungen können auf Papier oder digital – zum Beispiel als PDF per E-
Mail – übermittelt werden. Unter einer elektronischen Rechnung (E-
Rechnung) versteht man eine Rechnung in einem maschinenlesbaren
Format (Beispiele: XRechnung, ZUGfeRD). E-Rechnungen sollen im B2G-
Geschäft künftig verpflichtend werden.
Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung
Jede Rechnung ist gleichzeitig Ausgangs- und Eingangsrechnung. Für das
Unternehmen, das eine Rechnung erstellt und versendet, handelt es sich um eine
Ausgangsrechnung. Für das Unternehmen, das diese empfängt, ist es eine
Eingangsrechnung. Bei den beiden Begriffen kommt es also nur auf die
Perspektive an.
Was ist eine Eingangsrechnung?
Definition Eingangsrechnung
Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen (oder eine
Privatperson) von einem Lieferanten oder Dienstleister erhält. Die
Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der erbrachten Leistungen
oder gelieferten Waren und benennt die Verbindlichkeiten aus Lieferungen
und Leistungen. Zweck der Eingangsrechnung ist es, den Empfänger zum
Ausgleich einer offenen Forderung anzuweisen.
Allerdings ist auch zu beachten: Der Zahlungsanspruch resultiert
grundsätzlich schon aus dem geschlossenen Vertrag zwischen
Leistungsempfänger und Leistendem. Eine Rechnung ist jedoch
erforderlich, weil Buchhaltung und Steuerrecht dies fordern.
Die Eingangsrechnung dient in der Buchhaltung als Beleg, um den
zugehörigen Geschäftsvorfall korrekt zu buchen. Gleichzeitig dienen
Rechnungen als Beleg der ordnungsgemäßen Versteuerung der
Leistungen für das Finanzamt.
Wissenswertes rund um die Eingangsrechnung
- Rechnungen benötigen keine handschriftliche Unterschrift.
- Elektronische Rechnungen benötigen keine elektronische Signatur.
- Als Unternehmer sind Sie einem anderen Unternehmer gegenüber
verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach
Ausführung der Leistung zu erstellen. - Eine Gutschrift kann eine Rechnung ersetzen. Manche Unternehmen
wollen keine Rechnungen erhalten und stellen daher Gutschriften an
ihre Lieferanten aus. Die Prüfung wird damit auf den Lieferanten
verschoben. - Bei Leistungen außerhalb Deutschlands gilt grundsätzlich das Recht
des Landes, in dem der ausgeführte Umsatz zu versteuern ist. - Eine fehlerhafte Rechnung muss vom Ausstellenden korrigiert
werden, damit für den Empfänger keine Probleme mit dem
Finanzamt entstehen. - Eingangsrechnungen zählen zu den häufigsten Belegen im
Unternehmen und unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Der Eingangsrechnungs-Workflow
Nachdem eine Eingangsrechnung per Post, per Mail oder auf anderem Wege
eingegangen ist, durchläuft sie mehrere Arbeitsschritte. An diesen sind häufig
unterschiedliche Abteilungen und Mitarbeitende beteiligt sind.
Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen werden der
vorbereitenden Buchhaltung zugeordnet. Die Buchung und Zahlung übernimmt
die Buchhaltung.
Erfassen von Eingangsrechnungen: das Rechnungseingangsbuch
Eingangsrechnungen werden nach dem Posteingang in einem
sogenannten Rechnungseingangsbuch erfasst. Es handelt sich um ein
sogenanntes Vorbuch in der Buchhaltung. Eine Pflicht zur Führung eines
Rechnungseingangsbuchs gibt es nicht.
Im Rechnungseingangsbuch werden Informationen aus der Rechnung
notiert wie zum Beispiel Rechnungsdatum, Nettobetrag oder
Zahlungsfristen. Das Rechnungseingangsbuch enthält oft auch
Informationen zu Wareneingängen, Gutschriften und Storno-
Wareneingängen.
Der Begriff stammt noch aus einer Zeit, als für die Aufzeichnung Bücher
bzw. Kladden genutzt wurden. Später wurden dazu auch Excel-Listen
verwendet. Heute empfiehlt sich die Nutzung eines elektronischen Rechnungseingangsbuchs.
Für welche Unternehmen ein digitales Rechnungseingangsbuch sinnvoll ist und was eine zeitgemäße Lösung können muss, erläutert Katharina Derksen, Digitalisierungsberaterin bei Scopevisio, in folgendem Experteninterview:
Prüfung von Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen müssen im Unternehmen sachlich, rechnerisch und
rechtlich geprüft werden.
- Sachliche Prüfung: Stimmt die gelieferte Ware bzw. erbrachte Dienstleistung
mit den Angaben auf der Rechnung überein? Ergeben sich Abweichungen bei
Lieferschein und Eingangsrechnung? - Rechnerische Prüfung: Haben sich Rechenfehler eingeschlichen? Wurden
vereinbarte Rabatte berücksichtigt? - Rechtliche Prüfung: Sind alle Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz
enthalten? Wurden weitere rechtliche Aspekte beachtet (z.B. Verjährung,
Verrechnung mit anderen Forderungen)?
Pflichtangaben auf der Eingangsrechnung
In §14 des Umsatzsteuergesetztes (§ 14 UStG Abs. 4) ist geregelt, welche
Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss. Sollten bestimmte
Angaben auf der Rechnung fehlen, kann der Rechnungsempfänger beim
Finanzamt keine Vorsteuer geltend machen. Bei fehlerhaften
Eingangsrechnungen sollten Sie also um Korrektur bitten. Pflichtangaben
gelten unabhängig davon, ob Rechnungen auf Papier oder in
elektronischer Form übermittelt werden.
Eine Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer (Umsatzsteuer ID)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsdatum: Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistungen
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Nettosumme: das nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
- Steuersatz: anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
- Im Voraus vereinbarte Entgeltminderung
Bei kleineren Beträgen bis zu 250 Euro müssen weniger Angaben aufgeführt
werden. Man spricht hier von sogenannten Kleinbetragsrechnungen.
Eingangsrechnung buchen
Eingangsrechnungen sind das Aufgabengebiet der Kreditorenbuchhaltung. Sie
kümmert sich um deren Buchung und Zahlung.
Eine Eingangsrechnung dokumentiert eine Verbindlichkeit gegenüber einem
Lieferanten (Kreditor). Die Ware bzw. Dienstleistung, der Nettobetrag und die
Umsatzsteuer werden einzeln verbucht. Beim Buchen einer Eingangsrechnung
werden folglich verschiedene Konten im Soll und im Haben angesprochen.
Eine Beispiel dafür finden Sie in unserem Blogbeitrag
„Eingangsrechnung buchen“.
Analoger versus Digitaler Rechnungseingang
In der Vergangenheit fand die Eingangsrechnungsverarbeitung noch vorwiegend
papierbasiert statt und war mit großem manuellen Aufwand verbunden. Die
Rechnungen liefen durch die Abteilungen und durch zahlreiche Hände.
Vor diesem Hintergrund ist es nicht verwunderlich, dass Studien die
Kosten für die Eingangsrechnungsverarbeitung in der Vergangenheit mit
12 bis 20 Euro pro Rechnung veranschlagt haben.
Dieser Wert dürfte sich aber deutlich verringert haben, weil inzwischen die
digitale Rechnungsverarbeitung auf dem Vormarsch ist. Laut dem Bitkom
Digital Office Index 2022 erstellen sieben von zehn Unternehmen
mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital. Laut des Bitkom nutzen
sogar bereits über 50 Prozent der Unternehmen ein E-Rechnungsformat.
In folgendem Video haben wir die manuelle der digitalen Rechnungsverarbeitung
gegenübergestellt
Anwendungen für die digitale Rechnungsverarbeitung sind oft
Erweiterungen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder Bestandteile von Buchhaltungs- oder ERP-Software.
Die digitalen Eingangsrechnungen werden in der Software zentral erfasst und per OCR-Erkennung ausgelesen.
Sie werden dann automatisiert zuvor definierten Prüf- und Genehmigungsprozessen zugeordnet.
Die Bearbeiter werden per Mail informiert und ggf. an die digitale Rechnungsprüfung oder digitale Rechnungsfreigabe erinnert.
All das findet papierlos in der Software statt. Mit einer geeigneten Software können Sie Ihre
Eingangsrechnungen digital verwalten und Ihre Prüf- und Freigabeprozesse digital abwickeln .
Folgende Grafik zeigt den digitalen Rechnungsworkflow im Cloud-ERP-System von Scopevisio:
In einem integrierten System stehen die Rechnungen ohne Medienbruch auch der Buchhaltung zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Nach der abschließenden Bearbeitung und Begleichung werden die Rechnungen revisionssicher gespeichert – zum Beispiel in einem DMS.
Für Unternehmen, die einen Einstieg in die Digitalisierung suchen, gibt es eine klare Empfehlung: den Rechnungseingang digitalisieren.
Ein digitaler Rechnungseingang ist die ideale Vorbereitung für eine moderne Buchhaltung, in der weitgehend papierlos gearbeitet wird.
Archivierung von Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen zählen zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Ihre Aufbewahrungsfrist beträgt
– wie oben schon erwähnt – zehn Jahre.
In den GoBD ist festgelegt, welche Anforderungen an die rechtssichere Archivierung gelten.
So müssen Eingangsrechnungen während der gesamte Aufbewahrungsdauer vor Verlust, Manipulation und
Beschädigung geschützt werden. Sie müssen außerdem dem zugrundeliegenden Geschäftsvorfall zugeordnet sein.
Und Sie müssen bei einer Betriebsprüfung schnell gefunden werden können – um nur einige Anforderungen zu nennen.
Um das Thema GoDB und Eingangsrechnungen so komfortabel wie möglich zu gestalten,
sollten Sie ein DMS nutzen. So können Sie sicherstellen, dass die Belege revisionssicher – also auffindbar,
nachvollziehbar, unveränderbar, vollständig und fälschungssicher – gespeichert werden.
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